3.5- Spécificités des formulaires de saisie "location" : Champs d'en-tête de document

Un document de location comporte un certain nombre de champs spécifiques utiles à cette activité, en plus des champs habituels (ou en remplacement sur les lignes du document).

3.5.1- Grille de tarif location 

Ce champ reprend votre configuration de l'onglet "Coefficients" et vous présente les différents grilles de tarifs que vous avez créé dans le tableau "Taux de location selon la durée". Le choix vous permettra d'appliquer les tarifs définis dans cette grille de tarif.

3.5.2- Emplacement 

Ce champ reprend les informations que vous avez indiqué dans la configuration du module Location, onglet "Coefficients", pour le tableau "Taux d'assurance par emplacement". Le choix vous permettra d'appliquer le tarif que vous avez défini pour l'assurance du bien loué selon son "emplacement".
On entends ici "emplacement" au sens où, souvent, on défini des tarifs différents d'assurance en fonction du lieu de destination des produits loués.

3.5.3- Dates de location et durée facturée

Date de début de location : indiquez le jour d'enlèvement des produits, et si nécessaire l'heure.

Date fin de location : indiquez le jour de retour des produits, et si nécessaire l'heure. 

Durée facturée en jours : si vous ne mettez rien, la durée facturée est calculée sur la durée de location définie par la date de début et la date de fin. Mais parfois il est judicieux d'avoir une durée différente.

Par exemple, pour un geste commercial, ou encore parce que l'enlèvement ai lieu en fin de journée et le retour en début d'une autre journée, ou encore parce que vous comptez les temps de transport dans votre période de location et ce sera facturé différemment. Vous pouvez donc ajuster la durée effectivement facturée, indépendamment des dates de sortie et de retour du matériel. Cette durée sera indiquée par défaut sur chaque ligne de produit du document – et sera également modifiable au cas par cas.

IMPORTANT 

Les dates de début et de fin de location indiquent les dates et la durée d'indisponibilité de vos produits pour d'autres clients. C'est donc le moment où votre stock sera décrémenté de vos produits loués, puis la date à laquelle les produits sont censés redevenir disponibles dans votre stock. Donc même si vous ne comptez pas, par exemple, 1 jour de transport au début et à la fin, il faut inclure ces jours dans la durée de location.

3.5.4- Champs de ligne de produit de la documentation 

Les lignes du tableau sont adaptées à la location, avec des champs contenant les informations nécessaires :

• Disponibilité (se rempli tout seul) ;
  
•  Case "Location" cochée (à décocher pour faire une ligne de vente, avant de choisir votre produit) ;
  
• Durée facturée en jours (reprend l'information donnée dans l'en-tête du document) ;
  
• Coût de location par jour (reprend le tarif défini dans la grille de tarif choisie en en-tête de document pour la durée de facturation définie) ;
  
• Coût de location (en fonction de la quantité et de la durée) ;
  
• Coût assurance - si vous gérez les assurances (défini également à partir du tableau de la configuration du module, en fonction de l'emplacement choisi et de la durée de la location facturée) ;
  
• Puis les champs habituels : Prix unitaire HT, Quantité (c'est ici le nombre de jour de location facturés), Réduction, Prix de revient, Total HT.

Le coût de location par jour est modifiable. Quand vous validez un nouveau prix de location par jour, les autres champs se mettent à jour.

3.5.5- Passer de la location à la vente dans le même document 

Au troisième champ de la ligne, vous trouvez la case à cocher "Location". Cette case est cochée par défaut dans les documents de location. Décochez-là AVANT de rechercher un produit prédéfini ou d'ajouter un produit libre, et vous vous retrouvez avec le formulaire habituel de vente et donc les champs habituels de Dolibarr.

Utile par exemple pour ajouter du consommable associé à la location de certains produits. La liste des produits que vous pouvez choisir et les informations de stock sont à ce moment là les informations habituelles de stock physique du produit, venant des entrepôts déclarés "Vente" dans la configuration des entrepôts de location.

3.5.6- Gestion des devis et commandes en fonction des stocks disponibles 

Lorsque vous créez une proposition commerciale ou une commande de location, à l'ajout d'un produit, vous avez plusieurs carrés de couleurs contenant des chiffres qui vous indiquent la disponibilité de ce produit aux dates de location que vous avez choisies sur le document.

Pour améliorer le chargement des pages (le calcul de disponibilité peut être long sur de gros documents), seuls les produits qui ne sont pas en stock (ou stock négatif) sont affichés d’emblée. Pour les autres, un lien "Show" vous permet d’afficher les carrés de couleur correspondant aux disponibilités de vos produits.

• Carré blanc : le nombre de produit à la location (qu'il soit en stock ou sorti). Si vous ne gérez pas les locations, c’est le stock disponible à la date demandée.
• Carré vert : le nombre de produit disponibles, en stock, non réservé, non sorti.
•  Carré orange : le nombre de produit "pré-bloqués" : ils sont dans une proposition commerciale, mais celle-ci n'a pas encore été approuvée par le client.
• Carré rouge : nombre de produit bloqués : dans une dans une commande, ou encore livré au client, en réparation (donc hors du stock location).

Un clic sur le chiffre du carré blanc vous envoie vers l'onglet "stock" de la fiche produit où vous visualisez tous les équipements de ce produit.

Un clic sur les chiffres des carrés verts, oranges ou rouges vous envoie vers l'onglet "Agenda location" de la fiche produit où vous retrouvez les informations issues des divers documents avec un lien vers les documents correspondants pour chaque documents concerné