2.1- Configuration du module Gestion des locations
2.1.1- Configuration générale
À l'activation du module, vous n'avez qu'un seul onglet : Configuration générale. Selon les choix que vous faites ici, vous aurez un ou deux onglets supplémentaires : Coefficients et Entrepôts.
Par défaut, tous les choix sont à non : vous devez les activer pour pouvoir les utiliser.
= Non
= Oui
| Description |
Valeur |
Détail |
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Utiliser les menus standards pour la création des documents de location. |
Oui / Non |
Permettre la création des propales / commandes / factures de location depuis les menus standards de Dolibar.
Activez cette option pour voir apparaître les deux options suivantes : Cacher les menus spécifiques à la location… et Précocher la case location en création de document. |
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Si oui à l’option précédente Cacher les menus spécifiques à la location pour les propales / commandes / factures |
Oui / Non |
Permet d’enlever les liens vers les propales / commandes / factures dans le menu location. |
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Précocher la case location en création de document |
Oui / Non |
En passant par les menus standards pour créer vos documents de location, vous avez, sur l'écran avant la création du brouillon, une case à cocher pour indiquer que le document créé est un document de location.
Vous pouvez pré-cocher par défaut cette case si votre activité est principalement de la location. |
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Attention : fonction expérimentale Mode Longue durée |
Oui / Non |
La facturation se fera en fonction des dates d'expédition et de retour des matériels.
Cette option apparaît seulement si vous avez activé la constante cachée : RENTAL_LONGTERM_MODE_ENABLED Activez cette option pour voir apparaître l’option suivante : Facturation mensuelle des locations. |
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Si oui à l’option précédente Facturation mensuelle des locations |
Oui / Non |
Facturation mensuelle des locations pour la location longue durée. Cela permettra de créer la facture récurrente utilisée pour la création et le calcul des factures. |
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Heure par défaut du début de location |
Choix de l'heure |
Heure par défaut du début de location proposée lors de la création d'un document.
Ne s'affiche pas sur un document créé à partir d'un projet de "location longue durée" |
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Heure par défaut de fin de location |
Choix de l'heure |
Heure par défaut de fin de location proposée lors de la création d'un document.
Ne s'affiche pas sur un document créé à partir d'un projet de "location longue durée" |
| Taux de location selon la durée |
Sélection : Non Coefficient Pourcentage |
Permet de gérer des taux différents selon la durée de la location.
Activez cette option via le choix coefficient ou pourcentage et modifier la configuration pour voir apparaître les deux options suivantes. |
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Si oui à l’option précédente Taux de location définis pour toute la durée de la location (pas par jour) |
Oui / Non |
Si cette option est activée, le prix calculé ne sera PAS multiplié par la durée. |
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Gestion grilles de tarif |
Oui / Non |
Permet de de gérer : 1- des taux de locations différents selon la grille de tarif ; 2- des grilles de prix évolutives (dégressives par exemple) en fonction de la durée de location. Vous pourrez définir différents projets (grilles de prix) à la volée, et décider de taux de locations différents pour chaque projet. Ces grilles se créent dans l'onglet "Coefficients".
Attention : vous ne pouvez pas gérer des grilles dégressives de prix ET le taux de location défini pour toute la durée de la location (option précédente) en même temps ! Par contre, vous pouvez gérer des grilles de tarifs différents et l'option précédente si et seulement si vous n'avez qu'un seul taux/coefficient par grille. |
| Gestion de l'assurance sur les locations |
Oui / Non |
Permet d'ajouter des frais d'assurance sur les locations.
Activez cette option pour voir apparaître les quatre options suivantes. |
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Si oui à l’option précédente Taux d'assurance |
Sélection : Non Coefficient Pourcentage |
Permet de définir des taux d'assurance et de choisir si on les gère en coefficients ou en pourcentage. |
| Taux d'assurance selon la durée |
Sélection : Non Coefficient Pourcentage |
Permet d'avoir des taux d'assurance différents selon la durée de la location.Vous créez vos grilles de prix dans l'onglet "Coefficients", en % ou en coefficient, sur la base du champ "Base de calcul de l'assurance" de la fiche produit.
Si vous ne gérez pas l'assurance de location, ce champ n'apparaît pas sur les fiches produits. |
| Imprimer les coûts d'assurance sur les lignes |
Oui / Non |
Permet d'imprimer ou non les coûts d'assurance sur les lignes du PDF généré. |
| Imprimer le total assurance |
Oui / Non |
Permet d'imprimer ou non le total des coûts d'assurance sur le PDF généré. |
| Gestion des produits génériques de location |
Oui / Non |
Permet de définir des produits génériques à louer |
| Présélectionner les équipements lors de l’expédition |
Oui / Non |
Cette option permet de présélectionner les équipements à envoyer lors de l'expédition.
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| Ne pas séparer les lignes de vente et de location sur les PDF | Oui / Non |
Imprime les lignes dans le strict ordre où vous les avez créées.
Nécessite que le module Altapdf soit activé et que les modèles pdf correspondants soient sélectionnés sur les documents (devis, commande, expédition, facture). |
| Entrepôts |
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| Gestion des entrepôts de location |
Oui / Non |
Permet de distinguer les stocks de location des stocks de vente, ce qui autorise des traitements différenciés des listes de Dolibarr selon la location ou la vente. Active la configuration des entrepôts.
Si vous avez besoin d'avoir une vision claire et séparée de ce qui est de l'ordre de la vente et de la location dans votre activité, cette option est fortement recommandée. |
| Location Classique |
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| Entrepôt sur site de location |
Sélection : Non
Entrepôt sur site unique
Entrepôts sur site pour chaque projet de location |
Déplace le stock loué et expédié chez le client dans un entrepôt temporaire de location au lieu de le sortir du stock pour la durée de la location.
Vous avez ainsi une vision rapide et claire de tout ce qui est expédié chez un client (ou chez tous vos clients selon l'option choisie).
Les produits déplacés dans ce ou ces stocks ne sont plus disponibles à la location. |
| Entrepôt unique | Sélection de l'entrepôt | Sélectionner l'entrepôt unique qui stockera le matériel pendant la durée de la location. Cet entrepôt ne doit rien stocker d'autre. |
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Location longue durée Si oui à l’option "Mode longue durée" |
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Attention : fonction expérimentale liée au mode longue durée Entrepôts par projet de location |
Oui / Non |
Crée des entrepôts chantier, HS, réparation à la création d’un projet de location.
Activez cette option pour voir apparaître les quatre options suivantes. |
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Si oui à l’option précédente Entrepôt parent des entrepôts de projets |
Sélection : choix de l’entrepôt "parent" |
Crée les entrepôts liés au projet de location dans un entrepôt "parent". Cet entrepôt doit exister au préalable dans Dolibarr. Par exemple, un entrepôt "sites de location". |
| Nom de l’entrepôt chantier |
Zone de saisie libre |
Valeur par défaut : Chantier |
| Nom de l’entrepôt HS |
Zone de saisie libre |
Valeur par défaut : HS |
| Nom de l’entrepôt Réparation |
Zone de saisie libre |
Valeur par défaut : Réparation |
Attention
Les fonctionnalités liées au mode longue durée sont actuellement encore expérimentales. Il peut rester des bugs résiduels. Si vous rencontrez une malfonction, merci d'ouvrir un ticket sur notre plateforme de support avec tous les éléments nous permettant de comprendre et reproduire le problème rencontré (url, copie d'écran, message d'erreur...).
Cela concerne donc :
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- le mode de facturation en fonction des dates d’expédition et de retour, la facturation mensuelle automatique sur cette base,
- la gestion des opérations de location en mode projet avec création d’entrepôts à la création du projet
Nous vous conseillons fortement pour l’instant d'activer ses options sur un dolibarr de test avant tout passage en production.
Pour l’instant, ces nouvelles fonctionnalités expérimentales ne sont pas décrites dans cette documentation.
Cela ne vous empêchera pas de gérer manuellement des facturations mensuelles via des factures récurrentes (fonctionnalité standard de Dolibarr).
2.1.2- Configuration coefficient
Selon les options activées dans la configuration générale, vous avez un ou plusieurs tableaux sur cet onglet (ou menu "Coefficients" dans "Gestion des locations").
2.1.3- Grilles de tarif
2.1.3.1- Cas d'usage
-
- tarif pour les particuliers et tarif pour les professionnels
- haute saison / basse saison
- etc.
Choisissez votre grille de tarif dans la liste déroulante puis saisissez votre grille de prix dans les champs du tableau.
2.1.3.2- Le plafond
Le plafond est la limite jusqu’à laquelle s'applique le tarif. Au dessus d'un plafond donné, c'est le tarif suivant qui s'applique. Vous pouvez créer un ultime plafond très élevé pour la dernière tranche de prix.
2.1.3.3- Les unités disponibles
-
- le jour
- la semaine
- le mois
- l'année
Saisissez votre plafond, choisissez l’unité et indiquez votre coefficient ou % et validez votre ligne. Vous pouvez créer à la suite autant de ligne que vous le souhaitez.
2.1.4- Taux d'assurance
Ce tableau apparaît si vous choisissez de gérer les taux d'assurance dans la configuration générale.
2.1.4.1- Cas d'usage
Appliquer un taux (ou coefficient) d'assurance différent selon que le bien loué part dans un endroit proche de votre lieux de location ou bien à l'autre bout du monde.
2.1.4.2- Cas particulier
Assurance prise en charge par le client. Pour ne pas appliquer de taux d'assurance au cas où votre client prend lui-même en charge l'assurance de vos biens loués, ajoutez une entrée "Assurance par le client" (ou tout autre intitulé qui vous conviendra) et appliquez un taux ou un coefficient de 0. Vous pourrez alors choisir ce cas de figure lors de la création de vos documents et ne pas appliquer de coût d'assurance.
2.1.5- Entrepôts de vente et de location
Vous avez créé vos entrepôts normalement à partir de Produits/Services > Entrepôts > Nouvel entrepôt.
Sur cet onglet de la configuration du module Location, vous définissez s'il s'agit d'un entrepôt de vente ou de location. Cela permet de séparer proprement les informations de vente et de location, en particulier pour présenter les stocks. Il est donc important pour vous de préciser quels sont les entrepôts "location" et les entrepôts "vente".
Les produits d'un entrepôt de vente ne seront visibles que dans la partie "vente".
Les produits d'un entrepôt de location ne seront visibles que dans la partie "location".
Un entrepôt peut être à la fois "vente" ET "location". Si tous vos entrepôts sont dans ce cas : vous n’avez probablement pas besoin de cette option.
