4.2- L'import du catalogue

4.2.1- Importer un catalogue

Pour importer votre catalogue allez sur le module Gestion des prix via le menu du haut de votre Dolibarr, puis sur le menu de gauche cliquez sur le menu Importer un catalogue.

Note : Lors des étapes de l'import veuillez retenir que le choix du fournisseur et/ou de la catégorie produits ne sert que si vous importez le catalogue d'un seul fournisseur et ou d'une seule catégorie produit.
Si vous avez plusieurs fournisseurs ou plusieurs catégories à importer, vous laisserez le ou les champs correspondant vides et vous devrez avoir les champs code fournisseur et ou catégorie renseignée dans votre fichier source.

Le fournisseur doit impérativement être renseigné soit dans le fichier d’import soit lors de l'étape 1,2 et 3, sans quoi l'import échouera. La catégorie produit n'est pas obligatoire pour réaliser l'import.

Étape 1 : Choix du fichier d'import

Cette première étape vous permet de choisir votre fichier d'import et éventuellement d'indiquer à quel fournisseur et quelle catégorie produit vont être attribuée les produits importés. 

Le choix du fournisseur et de la catégorie est optionnel et est utile si vous importez un catalogue de produits correspondant à un seul fournisseur, et / ou une seule catégorie de produits. Si ce n'est pas le cas, ne renseignez rien ici.

Sur cette étape vous aurez la possibilité de voir tous les fichiers CSV que vous importerez sous forme de liste au fur et à mesure que vous réaliserez des imports.

Vous avez également la possibilité de télécharger un exemple de fichier CSV à importer.

Une fois votre fichier CSV ajoutée cliquez sur cette icône pour passer à l'étape 2.

Étape 2 : Correspondance des champs

Séparateur, délimiteur de champs

Sur cette étape vous pouvez choisir de garder ou de modifier le séparateur et le délimiteur de champs, cliquez sur modifier si vous le ou les changeaient. D'indiquer un fournisseur et une catégorie produit, le choix que vous aurez fait à l'étape 1 sera ici sauvegardé et donc affiché. 

Choix profil d'import 

Vous pouvez choisir un profil d'import prédéfini que vous aurez réalisé en amont de cet import.

Sauvegarder le profil d'import

A la fin de cette page il vous sera possible de sauvegarder ce profil d'import pour pouvoir le réutiliser plus rapidement les prochaines fois que vous ferez un import similaire. Indiquer le nom que vous souhaitez donner au profil et sauvegardez-le.

Correspondance des champs

Le plus important à cette étape et le choix des correspondances entre vos champs et ceux de Dolibarr, avec une première zone (Champs dans le fichier source) pour les champs que vous souhaitez importer et une deuxième zone  (Champs du fichier source non importés) en dessous avec les champs que vous ne souhaitez pas importer.

Dans un premier temps vous pouvez exclure des champs que vous ne souhaitez pas importer et ensuite vérifier que les champs que vous gardez correspondent bien aux champs cibles de Dolibarr se trouvant en face à droite.

Déplacer les champs en vous positionnant sur cette icône système de drag & drop

Les champs qui ne seront plus dans la liste des Champs dans le fichier source, car vous les aurez mis dans la liste des Champs du fichier source non importés seront marqués comme ceci

Note : Si la mention "Aucun champ" ne s'est mise par défaut est décale donc vos champs à importer par rapport aux champs cible de Dolibarr, veuillez mettre manuellement en allant le prendre à la fin de votre liste de champs non importés.

Étape suivante

Pour finir cette étape cliquez sur Étape suivante.

Note : C'est un outil de mémorisation de cette correspondance de champs qui vous permettra de ne pas refaire le travail de mise en correspondance des champs à chaque fois que vous ferez un import basé sur le même type de fichier (c'est à dire avec les mêmes champs, dans le même ordre).

Étape 3 : Test et import

Sur cette étape vous avez toujours la possibilité de définir un fournisseur et une catégorie produits si cela n'a pas était fait en amont, vous pouvez laisser ces deux champs vide, si du moins le fournisseur est indiqué dans votre fichier d'import.

Vous avez aussi la possibilité de choisir de ne pas importer la première ligne de votre fichier CSV, s'il contient des entêtes de colonne. Cela évitera que l'import ne prenne les entêtes de colonne pour un produit.

Vous aller cliquez sur lancer la simulation d'import vous permettant de déceler la moindre erreur qui serait présente dans l'import en cours.

Si des erreurs sont rencontrées vous allez en être avertie par des messages d'erreur. Corrigez les éventuelles erreurs et recommencez jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'erreurs de détectées.

Si il n'y a pas d'erreur là aussi vous en serez averti et vous pourrez cliquer sur Importé les données pour terminer l'étape 3.

Note : Les données sont stockées dans une table de la base de données spécialement prévue à cet effet pour que vous puissiez contrôler votre import avant une écriture définitive dans Dolibarr. Cette table reste alimentée par vos imports successifs (et garde la dernière mise à jour des prix).

4.2.2- Valider le catalogue

Maintenant que vous avez fini les étapes de l'import vous devez valider le catalogue. Cela vous permet de contrôler une dernière fois les données avant l'import définitif dans Dolibarr qui rendra vos produits disponibles.

Pour cela cliquez à gauche sur Valider le catalogue.

Note : Si pour une raison quelconque vous devez arrêter votre progression, prenez en compte que votre avancement sera gardé en mémoire vous pourrez toujours revenir dessus.

Explication de l'écran

Les éléments visuels

1. 1. 1. 1. 1. choix du nombre d'éléments à afficher
               
            2. bouton d'action
            3. nom du champ avec les données par colonne
               
            4. la description de la catégorie si il y en a une
            5. les boutons créent catégorie et supprimé catégorie

Les boutons d'action

Vous permettant de faire les actions :

• • • • • copier pour coller sur n’importe quel fichier de votre choix l'intégralité du tableau
          
        • créer un fichier CSV
          
        • imprimer le tableau dans son intégralité

Les éléments de sélection suivant sont là pour vous aidez visuellement à vous repérez, vous pouvez aussi cliquer directement sur les lignes que vous souhaitez voir en surbrillance ou choisir une action et cliquez ensuite :

• • • • • sélection
        • sélection seule
        • sélectionner tout
        • désélectionner tout
        • sélectionner telle ligne
        • sélectionner telle colonne
        • sélectionner telles cellules

Création catégorie et produit

Création catégorie

Il s'agit ici de valider la création ou la suppression (qui serait potentiellement une erreur non vue lors de votre vérification de votre fichier CSV) des champs concernant la catégorie de votre fichier CSV.

Faites la création et ou la suppression catégorie en cliquant sur Créer ou Supprimer catégorie et de confirmer votre choix.

Les messages que vous verrez apparaître à la fin de cette manipulation selon la configuration de votre fichier CSV et de vos choix lors de l'import et de la validation de la catégorie sont les suivants :

• • • • • Les lignes sans catégories ont été supprimées de l'import
        • Les lignes ont été affectées à la catégorie [code cat]
        • Les lignes sans catégories ont été acceptées
        • Les (x) catégories ont été créées
        • Toutes les lignes ont été supprimées

Note : Vous ne passerez pas par cet écran si vous avez défini une catégorie lors de l'import via la liste déroulante

Si vous n'avez pas affecté de catégorie à vos produits dans votre fichier CSV n'y pendant les étapes de votre import

Exemple d'écran pour la validation de la catégorie

Écran si vous avez indiqué une nouvelle catégorie dans votre fichier CSV

Création de la ou les catégories

Écran si des produits non pas de catégorie dans votre fichier CSV  n'y pendant les étapes de votre import

Vous pouvez toujours choisir de ne pas avoir de catégorie ; dans ce cas vous aurez directement l'écran de la création des produits

Écran si vous avez indiqué une nouvelle catégorie lors de l'import

Vous aurez directement l'écran de la création des produits

Création produit

Il s'agit ici de valider la création ou la suppression (qui serait potentiellement une erreur non vue lors de votre vérification de votre fichier CSV) des champs concernant le produit fournisseur de votre fichier CSV.

Faites la création et ou la suppression produit en cliquant sur Créer ou Supprimer produit et de confirmer votre choix.

Les messages que vous verrez apparaître à la fin de cette manipulation selon la configuration de votre fichier CSV et de vos choix lors de l'import et de la validation produit fournisseur sont les suivants :

• • • • • (x) produits ont été créés
        • Toutes les lignes ont été supprimées

Note : À partir du moment où vous créez les produits, ils sont créés dans votre base produits / services. Ils seront hors vente et hors achat, sans éléments de prix, tant que vous n'avez pas validé les prix.

ATTENTION :

Le seul cas qui n'est pas géré par cette fonctionnalité concerne le cas où vous supprimez totalement un fournisseur de vos listes.

En effet, le module s'appuie sur les codes fournisseurs pour parcourir la base de données et vous dire si des produits de ces fournisseurs sont présents dans votre Dolibarr, mais pas dans votre liste nouvellement importée. À des fins d'allègement de traitement (pour le programme et pour vous!), le module ne va donc pas s'occuper de vous lister tous les produits de tous les fournisseurs qui ne seraient pas dans votre import !

De ce fait, il ne sera pas possible de mettre en évidence les produits d'un fournisseur qui aurait « disparu » de votre liste. Vous devrez traiter ce cas manuellement.

4.2.3- Produits qui ne sont plus au catalogue

Vous pouvez gérer les nouveaux produits et les produits supprimés du catalogue, même si vous importez plusieurs fournisseur d'un coup.

Le seul cas qui n'est pas géré par cette fonctionnalité concerne le cas où vous supprimez totalement un fournisseur de vos listes.
En effet, le module s'appuie sur les codes fournisseurs pour parcourir la base de données et vous dire si des produits de ces fournisseurs sont présents dans votre Dolibarr, mais pas dans votre liste nouvellement importée. À des fins d'allègement de traitement (pour le programme et pour vous!), le module ne va donc pas s'occuper de vous lister tous les produits de tous les fournisseurs qui ne seraient pas dans votre import !
De ce fait, il ne sera pas possible de mettre en évidence les produits d'un fournisseur qui aurait « disparu » de votre liste. Vous devrez traiter ce cas manuellement.

Fonctionnement :

Le module va détecter les nouveaux produits et vous demander d'en valider la création, comme vu ci- dessus. Il va également  détecter, sur la base des références fournisseur, si des produits existant dans votre base Dolibarr ne sont plus présents dans le nouvel import. Cela peut supposer que ces produits ne sont plus distribués, et vous devez les mettre hors achat, voire hors vente si vous ne les avez plus en stock. En tout état de cause il n'y a pas d'automatisation : c'est à vous de décider.

Le module de gestion des prix vous présente la liste de ces produits pour vous permettre de gérer les cas à la main et selon votre situation. La liste présentée propose les éléments suivants pour vous y retrouver :

• Gestion des prix et catalogues fournisseurs
• Nom du fournisseur
• Réf. Produit fournisseur
• Référence interne du produit (la référence Dolibarr pour ce produit)
• Libellé
• Catégorie si existante

4.2.4- Export du tableau « Produit qui ne sont plus au catalogue »

Depuis cette nouvelle version du module, vous pouvez exporter directement vos tableaux au format de votre choix avec l'un des boutons d'export présents au dessus du tableau :

• copier dans votre presse-papier
• Excel : sortie d'un fichier au format csv
• PDF : sortie d'un fichier pdf
• Print : prépare dans le navigateur les informations pour impression. Utiliser ensuite les
fonctions d'impression du navigateur.

À partir de ces informations, vous devez faire à la main les opérations de mise hors achat des produits (sauf à les trouver ailleurs, ils ne sont plus disponibles chez votre fournisseur) voire hors vente selon que vous les avez en stock ou pas.
Vous pouvez bien sûr terminer votre validation des prix avant de réaliser ces opérations manuelles de correction de votre base de données produits.

Si vous ne faites pas ces opérations, les produits listés ici seront toujours présents dans votre base produits de Dolibarr et pourront être normalement utilisés ! Ceci pouvant vous conduire à des difficultés, soyez vigilant et ne négligez pas cette étape.

Dans le futur, le module devrait permettre de cliquer sur les références pour accéder directement aux fiches produit concernées.

La désactivation directe des produits n'est pour l'heure pas envisagée, car cela dépend beaucoup de l'activité de chacun : on peut avoir d'autres fournisseurs pour ce produit, ou l'avoir en stock et continuer à le vendre. Encore une fois, c'est à vous de décider.

4.2.5- Validation des prix

Il s'agit ici de valider la création ou la suppression (qui serait potentiellement une erreur non vue lors de votre vérification de votre fichier CSV) des prix de votre fichier CSV.

Les lignes éventuellement supprimées en amont ne seront pas présentes sur cet écran.

Sur cet écran il à un champ Rechercher qui apparaît à gauche des boutons d'actions, il vous permet de rechercher dans toutes vos ligne par :

• • • Réf.
    • Libellé
    • Description
    • Fournisseur
    • Nom
    • Réf.produit fournisseur
    • Tag / Catégorie

Tapez une référence produit et attendez un léger moment pour voir votre recherche apparaître automatiquement sans autre action de votre part.

Il vous reste plus qu'à cliquer sur Valider ou Supprimer les prix en bas à droite de votre écran et de confirmer votre choix.

Si votre fichier et volumineux vous pouvez utiliser l'option "Nombre de prix à valider" directement disponible sur votre écran. Par exemple : votre fichier comporte 122 lignes, notez 61 puis cliquez sur Valider les prix, les soixante et une premières lignes seront validées. Notez de nouveau 61 puis validez de nouveau et ce sont les lignes qui sont après les soixante et une premières lignes validées qui seront validées est ainsi de suite.

Une fois votre choix confirmé vous verrez apparaître l'un des messages suivants :

• • (x) prix ont été créés
  • (x) prix ont été modifiés (dans le cas d'une mise à jour)
  • Toutes les lignes ont été supprimées

Une fois les prix validés vous verrez ce message d'information apparaître :

Note : La validation du catalogue peut devenir très longue si vous avez un fichier CSV trop volumineux (beaucoup de lignes de prix à importer,  beaucoup de niveaux de prix) dans le même fichier CSV.
Il est donc préférable de découper votre fichier CSV en plusieurs imports distincts.

4.2.6- Interruption volontaire de la validation 

Si vous remarquez des erreurs à corriger lors de l'une des étapes de la validation du catalogue, vous pouvez interrompre l'opération pour corriger votre fichier d'import et recommencer à partir de l'étape 1 de l'import. Toutefois, il est impératif d'interrompre proprement la procédure en vidant totalement les informations enregistrées à cette étape de validation.

IMPORTANT

Supprimez systématiquement les lignes qui vous sont proposées à la validation jusqu'à ce qu'il n'y ai plus rien à valider. Si vous avez déjà créé les produits ou en cas de mauvaise interruption de la procédure de mise à jour via la gestion des prix; vous allez avoir des produits dans Dolibarr hors vente et hors achat, qui n'ont pas d'information de prix et qu'il vous faudra aller supprimer un par un (cette étape peut vite devenir longue en fonction du nombre important de produit qui seront créés).

Et si vous oubliez de le faire, le prochain import vous remontera des erreurs en vous disant que les références que vous importez existent déjà (ce sont ces produits hors vente et hors achat sans informations de prix). Vous gagnerez donc un temps précieux en interrompant proprement la procédure d'import.