2.6- L'import du catalogue

2.6.1- Conseils de mise en forme, fichier d'import

La préparation requiert un certain travail de récupération des informations des fichiers des fournisseurs et de remise en forme, bien souvent. La plupart du temps, les fichiers utilisés sont travaillés dans un tableur dans lesquels on a tendance à jouer d'effets de forme ou d'affichage. Or pour votre import, vous avez besoin du texte et des nombres, et uniquement cela.

En particulier :

• Sauts de lignes dans les cellules des tableaux
  • à bannir absolument, cela génère un saut de ligne du fichier CSV et fausse vos données à importer (si vous avez un nombre de lignes dans le CSV qui ne correspond pas au nombre de ligne de votre fichier tableur, c'est probablement à cause de cela) 
  • vous pouvez au choix : ne pas faire de sauts de ligne (et gérer cela à la main au cas par cas en éditant les fiches produits), ou ajouter dans vos fichiers le code HTML de saut de ligne
• Virgules ou points-virgules
  • il s'agit du séparateur de champ du fichier CSV
  • Vous aurez probablement moins de problèmes à gérer avec le point-virgule (moins courant dans les textes) que la virgule
• Les prix formatés avec l'affichage de la monnaie
  • à bannir
  • vous devez avoir une colonne (= un champ) avec le prix uniquement, et une autre pour la devise (monnaie)
  • de même n'appliquez aucun effet de mise en forme des nombres (par ex. le séparateur des milliers…) 
•  Le séparateur de décimales pour les prix est le point ou la virgule indifféremment
  • le script d'import se charge de mettre un point comme séparateur si ce n'est pas le cas
  • D'une manière générale, vous ne devez avoir aucun formatage de texte ni de nombre.

Une fois votre enregistrement CSV terminé à partir du tableur, ouvrez votre fichier dans un éditeur de texte et vérifiez le nombre de lignes que vous avez pour repérer d'éventuel saut de lignes non voulu. Si votre fichier tableur comporte 10 lignes et une ligne d'en-tête, soit 11 lignes, vous devez avoir également 11 lignes dans votre fichier ouvert avec l'éditeur de texte. Si ce n'est pas le cas, vous avez un problème de retour à la ligne qu'il faut trouver et supprimer.

2.6.2- Avant d'effectuer l'import du catalogue

Vous devez préparer votre fichier d'import des prix, au format CSV, en renseignant l'ensemble des champs que vous souhaitez importer.

Calculer vos coefficients de vente et d'achat, en y incluant l'ensemble des éléments de calcul des prix que vous souhaitez prendre en compte.

2.6.2.1- Attribut supplémentaire sur les produits

Si vous avez crée un ou plusieurs attributs supplémentaires sur les produits comme par exemple ajouter un délai de disponibilité d'un produit, la durée de garantie, ... . Après l'activation du module Gestion des prix, il vous frauda le désactiver et réactiver le pour que soient pris en compte les attributs supplémentaires créent. Ils seront ajoutés dans votre base de données dans une table spécifique.

Si vous avez crée un ou plusieurs attributs supplémentaires sur les produits avant l'activation du module Gestion des prix, à son activation les attributs supplémentaires seront prix en compte et ajoutés dans votre base de données dans une table spécifique.

Vous pourrez inclure ces attributs supplémentaires dans votre fichier d'import.

Note

Pensez a bien tester vos attributs, car il seront enregistrés dans votre base de données dans une table spécifique et qu'il est actuellement impossible de modifier le type ou touts autres données de ces attributs supplémentaires via l'interface du module, mais seulement depuis votre base de données.

2.6.2.2- Suppression ou modification d'un attribut supplémentaire sur les produits 

Pour cela vous devrez supprimer l’attribut de la basse de données ainsi que dans le module Produits pour ainsi le recréer et désactiver / activer le module Gestion des prix pour qu'il soit de nouveau ajouté à l'import. Faites de même si pour une raison vous décider de changer un de vos attributs supplémentaires au fil du temps.

Ces attributs supplémentaires s'ajoutent depuis la configuration du module Produits, onglet Attributs supplémentaires. 

2.6.3- Créer le fichier d'import

A partir de la ou les listes des prix fourni par votre fournisseur, vous allez créer votre propre fichier d'import (exemple à récupérer lors de l'étape 1 de l'import (mettre lien).

Vous pouvez utiliser comme séparateur de champ la virgule ou le point-virgule ; vous pourrez indiquer lors de la procédure d'import quel séparateur vous utilisez. Utilisez le format CSV.

2.6.3.1- Information à connaitre sur les champs à importer

En pratique, en configurant vos coefficients de vente et d'achat, tous les prix intermédiaires sont calculés automatiquement, ce qui limite fortement la liste des données de prix à importer.

Les produits n'existant pas dans votre Dolibarr, mais que vous indiquez dans votre fichier d'import, après cet import sera créés automatiquement. En conséquence, afin que les fiches produits soient utilisables correctement, pensez à importer la description du produit. 

Vous pouvez importer plusieurs catalogues de fournisseurs différents d'un coup si vous le voulez. Il vous faudra alors avoir le champ Code fournisseur obligatoirement renseigné dans votre fichier d'import. Le fournisseur devra déjà exister dans votre Dolibarr puisque vous devrez indiquer le code fournisseur de votre Dolibarr dans votre fichier. 

De même, vous pouvez importer des produits de plusieurs catégories : pour cela le champ catégorie devra être rempli dans votre fichier d'import. Les catégories indiquées dans votre fichier d'import et n’existant pas dans votre Dolibarr seront ajoutées automatiquement après l'import. Attention : si vous reprenez des catégories existantes, vous devrez libeller vos catégories dans votre fichier d'import exactement comme elles le sont dans votre Dolibarr (sinon, elles seront considérées comme nouvelles catégories et  seront donc créées). 

La référence interne est le code produit que vous utilisez dans votre Dolibarr. Il peut être configuré pour s’auto-incrémenter ou être librement choisi, selon la configuration du module Produits. Renseignez ce champ si vous utilisez des codes librement choisis. Sinon, n'importez pas ce champ, le module utilisera l'auto-incrémentation définie dans la configuration. 

Note

Si vous disposez d'un fichier CVS qui contient plus de champs que requis, il n'est pas nécessaire des les supprimer : il suffira dans l'étape 2 de l'import de ne pas tenir compte des champs en trop.

2.6.3.2- Les champs à importer

Voici les champs et leur explication que vous retrouverez sur le fichier d'exemple :

2.6.3.3- Les champs minimaux à importer

Les champs les plus importants pour l'import sont les suivants :

2.6.3.4- Fournisseur multiples pour un même produit

Vous pouvez gérer plusieurs prix fournisseur pour un même produit. Pour cela dans votre fichier CSV vous devez mentionner la référence interne du produit. 

Donc si dans votre import vous disposez d'au moins deux prix fournisseurs nouveaux pour un nouveau produit ; nous importons les deux fournisseurs (même code fournisseur), les références fournisseur pour le produit (qui sont différente), le libellé (qui doit être identique), la description (de préférence identique également, le module n'en prendra qu'une), les éléments de prix (prix base fournisseur, TVA achat et vente, éventuelles remises, quantité et prix pour la quantité, éventuelles charges...). 

Dans ce cas précis, lors de la procédure de validation du catalogue, le module va mentionner deux nouveaux produits à créer, avec les deux lignes correspondant aux deux prix fournisseurs. Mais à la création du produit, vous aurez une ligne d'erreur disant qu'un produit a été créé, puis l'erreur : "le produit existe déjà pour la deuxième ligne". C'est normal puisque dès le traitement de la première ligne de prix, le produit est créé et du coup le deuxième n'est pas vraiment une création. Nous n'avons pas encore traité dans cette version une procédure plus explicite, mais le produit est bien créé et vous pourrez ensuite valider les deux lignes de prix pour les deux fournisseurs, tout à fait normalement. 

2.6.3.5- Notion de "fournisseur préféré" pour le calcul du prix de vente

Si vous avez plusieurs fournisseurs pour un même produit, vous avez peut-être besoin d'un prix d'achat de référence pour calculer votre prix de vente : quels que soient les autres prix fournisseurs, c'est sur ce prix-là que vous basez votre calcul du prix de vente. Or par défaut, le dernier import modifie les prix et donc le prix de vente : donc par défaut, les derniers prix fournisseurs importés vont déterminer les prix de vente.

Le module Gestion des prix vous permet d'indiquer lorsqu'un fournisseur doit être considéré comme la référence à conserver pour le calcul des prix de vente d'un produit, via la notion de "fournisseur préféré". Ainsi, les imports futurs d'autres prix fournisseurs pour ce produit n'affecteront pas le prix de vente du produit. 

Pour cela, ajoutez dans votre CSV une colonne "fournisseur préféré" et mettez 1 pour chaque ligne de prix pour laquelle c'est ce tarif qui doit servir de référence pour le calcul du prix de vente.

Si pas de colonne dans le CSV ou 0 est indiqué dans la colonne : le prix de vente du produit est mis à jour avec chaque nouvel import pour ce produit, quel que soit le fournisseur.

Si 1 est indiqué dans le CSV : les imports futurs avec d'autres prix venant d'autres fournisseurs n'affecteront pas les prix de vente qui resteront ceux du fournisseur indiqué comme "fournisseur préféré".

Note

Si vous calculez des coefficients de vente ou d'achat différents selon les marques de vos produits, les fournisseurs, ou encore les niveaux de prix, vous devrez alors les intégrer à vos fichiers d'import. En effet, passer par la configuration du module pour gérer les coefficients implique d'appliquer le même coefficient à tous les produits, que ce soit de manière globale ou par devise, ce qui ne convient pas dans ces cas précis.

2.6.3- Importer un catalogue

Pour importer votre catalogue aller sur le module Gestion des prix via le menu du haut de votre Dolibarr, puis sur le menu de gauche cliquer sur le menu Importer un catalogue.

Note

Lors des étapes de l'import veuillez retenir que le choix du fournisseur et où de la catégorie produits ne sert que si vous importez le catalogue d'un seul fournisseur et ou d'une seule catégorie produit. Si vous avez plusieurs fournisseurs ou plusieurs catégories à importer, vous laisserez le ou les champs correspondant vides et vous devrez avoir les champs code fournisseur et ou catégorie renseignée dans votre fichier source.

Le fournisseur doit impérativement être renseigné soit dans le fichier d’import soit lors de l'étape 1,2 et 3, sans quoi l'import échouera. La catégorie produit n'est pas obligatoire pour réaliser l'import.

2.6.3.1- Étape 1 : Choix du fichier d'import

Cette première étape vous permet de choisir votre fichier d'import et éventuellement d'indiquer à quel fournisseur et quelle catégorie produit vont être attribuée les produits importés. 

Le choix du fournisseur et de la catégorie est optionnel et est utile si vous importez un catalogue de produits correspondant à un seul fournisseur, et / ou une seule catégorie de produits. Si ce n'est pas le cas, ne renseignez rien ici.

Sur cette étape vous aurez la possibilité de voir tous les fichiers CSV que vous importerez sous forme de liste au fur et à mesure que vous réaliserez des imports.

Vous avez également la possibilité de télécharger un exemple de fichier CSV à importer.

Une fois votre fichier CSV ajoutée cliquez sur cette icône pour passer à l'étape 2.

2.6.3.2- Étape 2 : Correspondance des champs

Séparateur, délimiteur de champs

Sur cette étape vous pouvez choisir de garder ou de modifier le séparateur et le délimiteur de champs, cliquez sur modifier si vous le ou les changeaient. D'indiquer un fournisseur et une catégorie produit, le choix que vous aurez fait à l'étape 1 sera ici sauvegardé et donc affiché. 

Choix profil d'import 

Vous pouvez choisir un profil d'import prédéfini que vous aurez réalisé en amont de cet import.

Sauvegarder le profil d'import

A la fin de cette page il vous sera possible de sauvegarder ce profil d'import pour pouvoir le réutiliser plus rapidement les prochaines fois que vous ferez un import similaire. Indiquer le nom que vous souhaitez donner au profil et sauvegardez-le.

Correspondance des champs

Le plus important à cette étape et le choix des correspondances entre vos champs et ceux de Dolibarr, avec une première zone (Champs dans le fichier source) pour les champs que vous souhaitez importer et une deuxième zone  (Champs du fichier source non importés) en dessous avec les champs que vous ne souhaitez pas importer.

Dans un premier temps vous pouvez exclure des champs que vous ne souhaitez pas importer et ensuite vérifier que les champs que vous gardez correspondent bien aux champs cibles de Dolibarr se trouvant en face à droite.

Déplacer les champs en vous positionnant sur cette icône système de drag & drop

Les champs qui ne seront plus dans la liste des Champs dans le fichier source, car vous les aurez mis dans la liste des Champs du fichier source non importés seront marqués comme ceci

Note

Si la mention "Aucun champ" ne s'est mise par défaut est décale donc vos champs à importer par rapport aux champs cible de Dolibarr, veuillez mettre manuellement en allant le prendre à la fin de votre liste de champs non importés.

Étape suivante

Pour finir cette étape cliquez sur Étape suivante.

Note

C'est un outil de mémorisation de cette correspondance de champs qui vous permettra de ne pas refaire le travail de mise en correspondance des champs à chaque fois que vous ferez un import basé sur le même type de fichier (c'est à dire avec les mêmes champs, dans le même ordre).

2.6.3.3- Étape 3 : Test et import

Sur cette étape vous avez toujours la possibilité de définir un fournisseur et une catégorie produits si cela n'a pas était fait en amont, vous pouvez laisser ces deux champs vide, si du moins le fournisseur est indiqué dans votre fichier d'import.

Vous avez aussi la possibilité de choisir de ne pas importer la première ligne de votre fichier CSV, s'il contient des entêtes de colonne. Cela évitera que l'import ne prenne les entêtes de colonne pour un produit.

Vous aller cliquez sur lancer la simulation d'import vous permettant de déceler la moindre erreur qui serait présente dans l'import en cours.

Si des erreurs sont rencontrées vous allez en être avertie par des messages d'erreur. Corrigez les éventuelles erreurs et recommencez jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'erreurs de détectées.

Si il n'y a pas d'erreur là aussi vous en serez averti et vous pourrez cliquer sur Importé les données pour terminer l'étape 3.

Note

Les données sont stockées dans une table de la base de données spécialement prévue à cet effet pour que vous puissiez contrôler votre import avant une écriture définitive dans Dolibarr. Cette table reste alimentée par vos imports successifs (et garde la dernière mise à jour des prix).

2.6.4- Valider le catalogue

Maintenant que vous avez fini les étapes de l'import vous devez valider le catalogue. Cela vous permet de contrôler une dernière fois les données avant l'import définitif dans Dolibarr qui rendra vos produits disponibles.

Pour cela cliquez à gauche sur Valider le catalogue.

Note

Si pour une raison quelconque vous devez arrêter votre progression, prenez en compte que votre avancement sera gardé en mémoire vous pourrez toujours revenir dessus.

2.6.4.1- Explication de l'écran

Les éléments visuels

1. 1. 1. 1. 1. choix du nombre d'éléments à afficher
               
            2. bouton d'action
            3. nom du champ avec les données par colonne
               
            4. la description de la catégorie si il y en a une
            5. les boutons créent catégorie et supprimé catégorie

Les boutons d'action

Vous permettant de faire les actions :

• • • • • copier pour coller sur n’importe quel fichier de votre choix l'intégralité du tableau
          
        • créer un fichier CSV
          
        • imprimer le tableau dans son intégralité

Les éléments de sélection suivant sont là pour vous aidez visuellement à vous repérez, vous pouvez aussi cliquer directement sur les lignes que vous souhaitez voir en surbrillance ou choisir une action et cliquez ensuite :

• • • • • sélection
        • sélection seule
        • sélectionner tout
        • désélectionner tout
        • sélectionner telle ligne
        • sélectionner telle colonne
        • sélectionner telles cellules

2.6.4.2- Création catégorie et produit

Création catégorie

Il s'agit ici de valider la création ou la suppression (qui serait potentiellement une erreur non vue lors de votre vérification de votre fichier CSV) des champs concernant la catégorie de votre fichier CSV.

Faites la création et ou la suppression catégorie en cliquant sur Créer ou Supprimer catégorie et de confirmer votre choix.

Les messages que vous verrez apparaître à la fin de cette manipulation selon la configuration de votre fichier CSV et de vos choix lors de l'import et de la validation de la catégorie sont les suivants :

• • • • • Les lignes sans catégories ont été supprimées de l'import
        • Les lignes ont été affectées à la catégorie [code cat]
        • Les lignes sans catégories ont été acceptées
        • Les (x) catégories ont été créées
        • Toutes les lignes ont été supprimées

Note

Vous ne passerez pas par cet écran si vous avez défini une catégorie lors de l'import via la liste déroulante

Si vous n'avez pas affecté de catégorie à vos produits dans votre fichier CSV n'y pendant les étapes de votre import

Exemple d'écran pour la validation de la catégorie

Écran si vous avez indiqué une nouvelle catégorie dans votre fichier CSV

Création de la ou les catégories

Écran si des produits non pas de catégorie dans votre fichier CSV  n'y pendant les étapes de votre import

Vous pouvez toujours choisir de ne pas avoir de catégorie ; dans ce cas vous aurez directement l'écran de la création des produits

Écran si vous avez indiqué une nouvelle catégorie lors de l'import

Vous aurez directement l'écran de la création des produits

Création produit

Il s'agit ici de valider la création ou la suppression (qui serait potentiellement une erreur non vue lors de votre vérification de votre fichier CSV) des champs concernant le produit fournisseur de votre fichier CSV.

Faites la création et ou la suppression produit en cliquant sur Créer ou Supprimer produit et de confirmer votre choix.

Les messages que vous verrez apparaître à la fin de cette manipulation selon la configuration de votre fichier CSV et de vos choix lors de l'import et de la validation produit fournisseur sont les suivants :

• • • • • (x) produits ont été créés
        • Toutes les lignes ont été supprimées

Note

À partir du moment où vous créez les produits, ils sont crées dans votre base produits / services. Ils seront hors vente et hors achat, sans éléments de prix, tant que vous n'avez pas validé les prix.

texte d'origin => a confirmer

Vous pouvez gérer les nouveaux produits et les produits supprimés du catalogue, même si vous importez plusieurs fournisseur d'un coup.

ATTENTION :

Le seul cas qui n'est pas géré par cette fonctionnalité concerne le cas où vous supprimez totalement un fournisseur de vos listes.

En effet, le module s'appuie sur les codes fournisseurs pour parcourir la base de données et vous dire si des produits de ces fournisseurs sont présents dans votre Dolibarr, mais pas dans votre liste nouvellement importée. À des fins d'allègement de traitement (pour le programme et pour vous!), le module ne va donc pas s'occuper de vous lister tous les produits de tous les fournisseurs qui ne seraient pas dans votre import !

De ce fait, il ne sera pas possible de mettre en évidence les produits d'un fournisseur qui aurait « disparu » de votre liste. Vous devrez traiter ce cas manuellement.

2.6.4.3- Validation prix

Il s'agit ici de valider la création ou la suppression (qui serait potentiellement une erreur non vue lors de votre vérification de votre fichier CSV) des prix de votre fichier CSV.

Les lignes éventuellement supprimées en amont ne seront pas présentes sur cet écran.

Sur cet écran il à un champ Rechercher qui apparaît à gauche des boutons d'actions, il vous permet de rechercher dans toutes vos ligne par :

• • • • Réf.
      • Libellé
      • Description
      • Fournisseur
      • Nom
      • Réf.produit fournisseur
      • Tag / Catégorie

Tapez une référence produit et attendez un léger moment pour voir votre recherche apparaître automatiquement sans autre action de votre part.

Il vous reste plus qu'à cliquer sur Valider ou Supprimer les prix et de confirmer votre choix.

Si votre fichier et volumineux vous pouvez utiliser l'option "Nombre de prix à valider" directement disponible sur votre écran. Par exemple : votre fichier comporte 122 lignes, notez 61 puis cliquez sur Valider les prix, les soixante et une premières lignes seront validées. Noter de nouveau 61 puis valider de nouveau et ce sont les lignes qui sont après les soixante et une premières lignes validées qui seront validées est ainsi de suite.

Une fois votre choix confirmé vous verrez apparaître l'un de ces messages suivants :

• • • (x) prix ont été créés
    • (x) prix ont été modifiés (dans le cas d'une mise à jour)
    • Toutes les lignes ont été supprimées

Une Fois les prix validés vous verrez ce message d'information apparaître :

Note

La validation du catalogue peut devenir très longue si vous avez un fichier CSV trop volumineux (beaucoup de lignes de prix à importer,  beaucoup de niveaux de prix) dans le même fichier CSV.

Il est donc préférable de découper votre fichier CSV en plusieurs imports distincts.

2.6.5- Interruption volontaire de la validation

Si vous remarquez des erreurs à corriger lors de l'une des étapes de la validation du catalogue, vous pouvez interrompre l'opération pour corriger votre fichier d'import et recommencer à partir de l'étape 1 de l'import. Toutefois, il est impératif d'interrompre proprement la procédure en vidant totalement les informations enregistrées à cette étape de validation.

IMPORTANT

Supprimez systématiquement les lignes qui vous sont proposées à la validation jusqu'à ce qu'il n'y ai plus rien à valider. Si vous avez déjà créé les produits ou en cas de mauvaise interruption de la procédure de mise à jour via la gestion des prix ; vous allez avoir des produits dans Dolibarr hors vente et hors achat, qui n'ont pas d'information de prix et qu'il vous faudra aller supprimer un par un (cet étape peux vitre devenir longue en fonction du nombre important de produit qui seront crées). 

Et si vous oubliez de le faire, le prochain import vous remontera des erreurs en vous disant que les références que vous importez existent déjà (ce sont ces produits hors vente et hors achat sans informations de prix). Vous gagnerez donc un temps précieux en interrompant proprement la procédure d'import.