4.1- Préparation du fichier d'import
4.1.1- Conseils de mise en forme
La préparation requiert un certain travail de récupération des informations des fichiers des fournisseurs et de remise en forme, bien souvent. La plupart du temps, les fichiers utilisés sont travaillés dans un tableur dans lesquels on a tendance à jouer d'effets de forme ou d'affichage. Or pour votre import, vous avez besoin du texte et des nombres, et uniquement cela.
En particulier, soyez vigilents sur les points suivants :
- Sauts de lignes dans les cellules des tableaux
- à bannir absolument, cela génère un saut de ligne du fichier CSV et fausse vos données à importer (si vous avez un nombre de lignes dans le CSV qui ne correspond pas au nombre de ligne de votre fichier tableur, c'est probablement à cause de cela)
- vous pouvez au choix : ne pas faire de sauts de ligne (et gérer cela à la main au cas par cas en éditant les fiches produits), ou ajouter dans vos fichiers le code HTML de saut de ligne
- Virgules ou points-virgules
- il s'agit du séparateur de champ du fichier CSV : c'est ce caractère qui va déterminer les données qui vont être enregistrées dans le premier champ, puis le deuxième champ... dans la base de données.
- En français, vous aurez probablement moins de problèmes à gérer avec le point-virgule (moins courant dans les textes) que la virgule
- il s'agit du séparateur de champ du fichier CSV : c'est ce caractère qui va déterminer les données qui vont être enregistrées dans le premier champ, puis le deuxième champ... dans la base de données.
- Les prix formatés avec l'affichage de la monnaie
- à bannir, ils ne seront pas reconnus, vous aurez une erreur.
- vous devez avoir une colonne (= un champ) avec le prix uniquement, et une autre pour la devise (monnaie)
- de même n'appliquez aucun effet de mise en forme des nombres (par ex. le séparateur des milliers…)
- à bannir, ils ne seront pas reconnus, vous aurez une erreur.
- Le séparateur de décimales à privilégier est le point. Bien que, globalement, la virgule soit reconnue, il y a des cas (par exemple dans les attributs supplémentaires) où elle ne l'est pas. Vous perdrez tout ce qui vient après la virgule lors de l'import.
- D'une manière générale, vous ne devez avoir aucun formatage de texte ni de nombre.
Une fois votre enregistrement CSV terminé à partir du tableur, ouvrez votre fichier dans un éditeur de texte* et vérifiez le nombre de lignes que vous avez pour repérer d'éventuel saut de lignes non voulu. Si votre fichier tableur comporte 10 lignes et une ligne d'en-tête, soit 11 lignes, vous devez avoir également 11 lignes dans votre fichier ouvert avec l'éditeur de texte. Si ce n'est pas le cas, vous avez un problème de retour à la ligne qu'il faut trouver et supprimer.
* un éditeur de texte n'est pas un logiciel de traitement de texte ! c'est un logiciel dédié à l'édition de texte "pur" - sans aucun formatage de texte. Vous en trouverez normalement un sur votre système d'exploitation (Notepad pour windows, TextEdit sous Mac. Il y en a au moins un (si ce n'est plus) nativement sous linux).
4.1.2- Attributs supplémentaires (extrafield) sur les produits
Ajout ou modification d'un attribut supplémentaire sur les produits
Le module Gestion des prix peut tout à fait importer des attributs supplémentaires. Pour cela, rajouter simplement une colonne dans votre fichier d'import. Attention cependant à bien vérifier que les attributs supplémentaires soient bien pris en compte dans la configuration de votre Dolibarr. Configuration > Divers > onglet attributs supplémentaires.
Pour plus d'informations, consulter la partie dédiée à la configuration d'attributs supplémentaires de cette documentation.
4.1.2- Formats du fichier
Vous pouvez importer votre fichier en format .CSV, ou en format .XLSX
Notez cependant que le format CSV vous permet de rapidement repérer les erreurs de mise en forme (renseignées plus haut), et est donc fortement recommandé. De plus, le format CSV est le seul format avec lequel vous êtes sûrs de pouvoir choisir votre caractère de séparateur de champs pour vous assurer que c'est bien le point virgule.
4.1.4- Les champs à importer
information à connaître sur les champs à importer
En pratique, en configurant vos coefficients de vente et d'achat, tous les prix intermédiaires sont calculés automatiquement, ce qui limite fortement la liste des données de prix à importer.
Les produits n'existant pas dans votre Dolibarr, mais que vous indiquez dans votre fichier d'import seront créés automatiquement. En conséquence, afin que les fiches produits soient utilisables correctement, pensez à importer la description du produit et toutes les informations qui vous seront utiles au quotidien sur vos fiches produits.
Vous pouvez importer plusieurs catalogues de fournisseurs différents d'un coup si vous le voulez. Il vous faudra alors avoir le champ Code fournisseur obligatoirement renseigné dans votre fichier d'import. Le fournisseur devra déjà exister dans votre Dolibarr puisque vous devrez indiquer le code fournisseur de votre Dolibarr dans votre fichier.
De même, vous pouvez importer des produits de plusieurs catégories : pour cela le champ catégorie devra être rempli dans votre fichier d'import. Les catégories indiquées dans votre fichier d'import et n’existant pas dans votre Dolibarr seront crées à la phase de validation après l'import. Attention : si vous reprenez des catégories existantes, vous devrez libeller vos catégories dans votre fichier d'import exactement comme elles le sont dans votre Dolibarr (sinon, elles seront considérées comme nouvelles catégories et seront donc créées).
La référence interne est le code produit que vous utilisez dans votre Dolibarr. Il peut être configuré pour s’auto-incrémenter ou être librement choisi, selon la configuration du module Produits. Renseignez ce champ si vous utilisez des codes librement choisis. Sinon, n'importez pas ce champ, le module utilisera l'auto-incrémentation définie dans la configuration.
Note : Si vous disposez d'un fichier CSV qui contient plus de champs que requis, il n'est pas nécessaire des les supprimer : il suffira dans l'étape 2 de l'import de ne pas tenir compte des champs en trop.
Les champs à importer
Voici les champs et leur explication que vous retrouverez sur le fichier d'exemple :
| Champs |
Explications |
Champs obligatoire |
| Code fournisseur |
C'est celui qui se trouve sur votre Dolibarr, le fournisseur doit déjà exister |
Oui
surtout si plusieurs |
| Réf. Produit fournisseur |
La référence produit fournisseur doit être unique pour ce fournisseur |
Oui |
| Libellé |
Libre à vous de choisir le libellé 255 caractères maximum |
Oui |
| Description |
Libre à vous de choisir la description Pas de limite de caractères |
Non |
| Référence interne |
Référence du produit dans votre Dolibarr 32 caractères maximum
Ce champ peut être automatiquement rempli et auto-incrémenté si vous avez choisi cette méthode dans le module Produits. Ne pas importer ce champ dans ce cas |
Oui |
| Catégorie |
Catégorie du produit Si elle est inexistante elle sera créée dans Dolibarr |
Non |
| Quantité |
Quantité du produit pour le prix considéré (en cas d'achat en nombre) Ce n'est pas le stock |
Non
|
| Prix catalogue |
Le prix (pour la quantité) du fournisseur uniquement (pas de monnaie) Ex : 23.12 ou 23,12 |
Non
Si vous n'indiquez pas de prix d'achat, toute la chaîne de calcul de prix sera à 0 |
| Devise (Monnaie) |
Code monnaie du prix fournisseur sur trois lettres (ex : pour l'euro = EUR) Obligatoire si les prix sont en devise différente de votre monnaie par défaut dans Dolibarr Liste détaillée dans : Configuration > Dictionnaires > Monnaies. |
Oui si vous gérez les coefficients par devise.
Non si vous ne gérez pas d'achat en devise. Si non renseigné, ce sera la |
| Taux TVA |
Taux de TVA sur les ACHATS Ex : pour une TVA de 19,6 % : 19.6 |
Oui Si différent de 0 |
| Remise fournisseur |
Taux de remise fournisseur pour le produit Ex : 10 pour 10% |
Non Vous pouvez indiquer le prix public de votre produit et votre remise fournisseur, ou bien indiquer directement dans le champ "prix catalogue" votre prix net (et dans ce cas, pas de remise fournisseur) |
| Prix de base |
Prix catalogue remisé pour la quantité achetée (pour les achats en nombre) |
Non Calcul automatique |
| Prix unitaire |
Prix catalogue remisé unitaire |
Non Calcul automatique |
| Coefficient coût |
Coefficient d'achat à appliquer au prix catalogue remisé pour calculer le prix de revient. Il s'agit du Coefficient d'achat défini et modifiable dans la configuration du module. Normalement il n'est pas importé à ce stade sauf si vous avez des coefficients différents selon vos produits ; dans ce cas, ne pas utiliser le menu Mise à jour des coefficients |
Oui SI vous utilisez plusieurs niveaux de prix |
| Prix de revient |
Prix fournisseur catalogue remisé x coefficient d'achat + charges pour les achats en nombre |
Non Calcul automatique |
| Prix de revient unitaire |
Prix catalogue fournisseur remisé x coefficient d'achat |
Non Calcul automatique |
| Code-barres | Alimente et met à jour le champ "Code barre" des fiches produits de Dolibarr |
Non |
| Pays |
Alimente et met à jour le champ "Pays d'origine" des fiches produits de Dolibarr |
Non |
|
Notes
|
Alimente et met à jour le champ "Notes" des fiches produits de Dolibarr |
Non |
|
Fournisseur préféré |
À utiliser si vous avez plusieurs fournisseurs pour un produit et que vous souhaitez que ce fournisseur précis soit utilisé pour calculer le prix de vente, quels que soient les imports futurs venant des autres fournisseurs.
Par défaut, sans information sur ce champ ou s'il n'existe pas dans le CSV, le dernier prix fournisseur importé met à jour le prix de vente du produit |
Oui Mettre 1 si ce fournisseur est le fournisseur préféré pour ce produit |
|
Poids |
Indiquer le chiffre, sans unité |
Non |
|
Unité de poids |
Les unités suivantes sont prises en compte, à libeller de cette manière : mg ; g ; kg ; tonne ; pound |
Oui Si vous importez un poids |
|
Longueur |
Indiquer le chiffre, sans unité |
Non |
|
Unité de longueur |
Les unités suivantes sont prises en compte à libeller de cette manière : mm ; cm ; dm ; m ; foot ; inch |
Oui Si vous importez une longueur |
|
Surface |
Indiquer le chiffre, sans unité |
Non |
|
Unité de surface |
Les unités suivantes sont prises en compte à libeller de cette manière : m2 ; dm2 ; cm2 ; mm2 ; foot2 ; inch2 |
Oui Si vous importez une surface |
|
Volume |
Indiquer le chiffre, sans unité |
Non |
|
Unité de volume |
Les unités suivantes sont prises en compte à libeller de cette manière : m3 ; dm3 ou l (litre) ; cm3 ou ml ; mm3 ou µl ; foot3 ; inch3 |
Oui Si vous importez un volume |
|
Champs personnalisés |
Vous retrouverez dans la procédure d'import tout champ supplémentaire personnalisé que vous aurez crée via Configuration > Modules > Produits > onglet "Attributs supplémentaires"
Vous pouvez donc ajouter à votre fichier d'import les colonnes correspondantes pour alimenter ces champs |
Non |
|
URL |
Liens du produit s'il en dispose d'un |
Non |
| Coefficient Vente |
Coefficient de vente à appliquer au prix catalogue ou au prix de revient (selon la configuration) pour calculer le prix de vente.
Il s'agit du coefficient. de vente défini et modifiable dans la configuration du module. Normalement il n'est pas importé à ce stade sauf si vous avez des coefficients différents selon les produits ; dans ce cas, ne pas utiliser le menu " mise à jour des coefficients" |
Oui Si les coefficients sont différents
Oui Si plusieurs niveaux de prix et dans ce cas : 1 colonne par niveau de prix |
| Prix de vente minimum non remisé |
Permet de définir un prix minimum de vente. Doit être importé via CSV Ne se calcule pas automatiquement |
Oui Si utilisé 1 colonne / niveau de prix |
| Prix de vente non remisé |
Prix de revient unitaire x coeff. de vente ou Prix catalogue unitaire x coeff. de vente selon la configuration |
Non Attention : si vous n'utilisez pas les coefficients de vente, vous pouvez importer directement votre prix de vente ici. |
| Remise client |
Taux de remise accordée aux clients Valable pour tous les clients Ex : une opération promotionnelle |
Si import : 1 colonne / niveau de prix |
| Prix de vente |
Prix de vente remisé pour les clients |
Non Calcul automatique |
| TVA vente |
Taux de TVA à appliquer pour la vente |
Oui Si différent de 0 |
| Remise client |
Taux de remise accordée aux clients Valable pour tous les clients Ex : une opération promotionnelle |
Si import : 1 colonne / niveau de prix |
| Prix de vente |
Prix de vente remisé pour les clients |
Non Calcul automatique |
4.1.5- Fournisseur multiples pour un même produit
Vous pouvez gérer plusieurs prix fournisseur pour un même produit. Pour cela dans votre fichier CSV vous devez mentionner la référence interne du produit.
Donc si dans votre import vous disposez d'au moins deux prix fournisseurs nouveaux pour un nouveau produit ; nous importons les deux fournisseurs (même code fournisseur), les références fournisseur pour le produit (qui sont différentes), le libellé (qui doit être identique), la description (de préférence identique également, le module n'en prendra qu'une), les éléments de prix (prix base fournisseur, TVA achat et vente, éventuelles remises, quantité et prix pour la quantité, éventuelles charges...).
Dans ce cas précis, lors de la procédure de validation du catalogue, le module va mentionner deux nouveaux produits à créer, avec les deux lignes correspondant aux deux prix fournisseurs. Mais à la création du produit, vous aurez une ligne d'erreur disant qu'un produit a été créé, puis l'erreur : "le produit existe déjà pour la deuxième ligne". C'est normal puisque dès le traitement de la première ligne de prix, le produit est créé et du coup le deuxième n'est pas vraiment une création. Nous n'avons pas encore traité dans cette version une procédure plus explicite, mais le produit est bien créé et vous pourrez ensuite valider les deux lignes de prix pour les deux fournisseurs, tout à fait normalement.
Bien entendu, si vous importez vos prix fournisseurs pour le même produit dans deux fichiers séparés, vous n'aurez pas ce problème.
4.1.6- Notion de "fournisseur préféré" pour le calcul du prix de vente
Si vous avez plusieurs fournisseurs pour un même produit, vous avez peut-être besoin d'un prix d'achat de référence pour calculer votre prix de vente : quels que soient les autres prix fournisseurs, c'est sur ce prix-là que vous basez votre calcul du prix de vente. Or par défaut, le dernier import modifie les prix et donc le prix de vente : donc par défaut, les derniers prix fournisseurs importés vont déterminer les prix de vente.
Le module Gestion des prix vous permet d'indiquer lorsqu'un fournisseur doit être considéré comme la référence à conserver pour le calcul des prix de vente d'un produit, via la notion de "fournisseur préféré". Ainsi, les imports futurs d'autres prix fournisseurs pour ce produit n'affecteront pas le prix de vente du produit.
Pour cela, ajoutez dans votre CSV une colonne "fournisseur préféré" et mettez 1 pour chaque ligne de prix pour laquelle c'est ce tarif qui doit servir de référence pour le calcul du prix de vente.
Si pas de colonne dans le CSV ou 0 est indiqué dans la colonne : le prix de vente du produit est mis à jour avec chaque nouvel import pour ce produit, quel que soit le fournisseur.
Si 1 est indiqué dans le CSV : les imports futurs avec d'autres prix venant d'autres fournisseurs n'affecteront pas les prix de vente qui resteront ceux du fournisseur indiqué comme "fournisseur préféré".
Note : Si vous calculez des coefficients de vente ou d'achat différents selon les marques de vos produits, les fournisseurs, ou encore les niveaux de prix, vous devrez alors les intégrer à vos fichiers d'import. En effet, passer par la configuration du module pour gérer les coefficients implique d'appliquer le même coefficient à tous les produits, que ce soit de manière globale ou par devise, ce qui ne convient pas dans ces cas précis.