4.1- Préparation du fichier d'import

4.1.1- Conseils de mise en forme

La préparation requiert un certain travail de récupération des informations des fichiers des fournisseurs et de remise en forme, bien souvent. La plupart du temps, les fichiers utilisés sont travaillés dans un tableur dans lesquels on a tendance à jouer d'effets de forme ou d'affichage. Or pour votre import, vous avez besoin du texte et des nombres, et uniquement cela.

En particulier, soyez vigilents sur les points suivants : 

• Sauts de lignes dans les cellules des tableaux
  • à bannir absolument, cela génère un saut de ligne du fichier CSV et fausse vos données à importer (si vous avez un nombre de lignes dans le CSV qui ne correspond pas au nombre de ligne de votre fichier tableur, c'est probablement à cause de cela) 
  • vous pouvez au choix : ne pas faire de sauts de ligne (et gérer cela à la main au cas par cas en éditant les fiches produits), ou ajouter dans vos fichiers le code HTML de saut de ligne
• Virgules ou points-virgules
  • il s'agit du séparateur de champ du fichier CSV : c'est ce caractère qui va déterminer les données qui vont être enregistrées dans le premier champ, puis le deuxième champ... dans la base de données.
    
  • En français, vous aurez probablement moins de problèmes à gérer avec le point-virgule (moins courant dans les textes) que la virgule
• Les prix formatés avec l'affichage de la monnaie
  • à bannir, ils ne seront pas reconnus, vous aurez une erreur.
    
  • vous devez avoir une colonne (= un champ) avec le prix uniquement, et une autre pour la devise (monnaie)
  • de même n'appliquez aucun effet de mise en forme des nombres (par ex. le séparateur des milliers…) 
•  Le séparateur de décimales à privilégier est le point. Bien que, globalement, la virgule soit reconnue, il y a des cas (par exemple dans les attributs supplémentaires) où elle ne l'est pas. Vous perdrez tout ce qui vient après la virgule lors de l'import.
  
• D'une manière générale, vous ne devez avoir aucun formatage de texte ni de nombre.

Une fois votre enregistrement CSV terminé à partir du tableur, ouvrez votre fichier dans un éditeur de texte* et vérifiez le nombre de lignes que vous avez pour repérer d'éventuel saut de lignes non voulu. Si votre fichier tableur comporte 10 lignes et une ligne d'en-tête, soit 11 lignes, vous devez avoir également 11 lignes dans votre fichier ouvert avec l'éditeur de texte. Si ce n'est pas le cas, vous avez un problème de retour à la ligne qu'il faut trouver et supprimer.

* un éditeur de texte n'est pas un logiciel de traitement de texte ! c'est un logiciel dédié à l'édition de texte "pur" - sans aucun formatage de texte. Vous en trouverez normalement un sur votre système d'exploitation (Notepad pour windows, TextEdit sous Mac. Il y en a au moins un (si ce n'est plus) nativement sous linux).

4.1.2- Attributs supplémentaires (extrafield) sur les produits

Ajout ou modification d'un attribut supplémentaire sur les produits

Le module Gestion des prix peut tout à fait importer des attributs supplémentaires. Pour cela, rajouter simplement une colonne dans votre fichier d'import. Attention cependant à bien vérifier que les attributs supplémentaires soient bien pris en compte dans la configuration de votre Dolibarr. Configuration > Divers > onglet attributs supplémentaires.

Pour plus d'informations, consulter la partie dédiée à la configuration d'attributs supplémentaires de cette documentation.

4.1.2- Formats du fichier

Vous pouvez importer votre fichier en format .CSV, ou en format .XLSX

Notez cependant que le format CSV vous permet de rapidement repérer les erreurs de mise en forme (renseignées plus haut), et est donc fortement recommandé. De plus, le format CSV est le seul format avec lequel vous êtes sûrs de pouvoir choisir votre caractère de séparateur de champs pour vous assurer que c'est bien le point virgule.

4.1.4- Les champs à importer

information à connaître sur les champs à importer

En pratique, en configurant vos coefficients de vente et d'achat, tous les prix intermédiaires sont calculés automatiquement, ce qui limite fortement la liste des données de prix à importer.

Les produits n'existant pas dans votre Dolibarr, mais que vous indiquez dans votre fichier d'import seront créés automatiquement. En conséquence, afin que les fiches produits soient utilisables correctement, pensez à importer la description du produit et toutes les informations qui vous seront utiles au quotidien sur vos fiches produits.

Vous pouvez importer plusieurs catalogues de fournisseurs différents d'un coup si vous le voulez. Il vous faudra alors avoir le champ Code fournisseur obligatoirement renseigné dans votre fichier d'import. Le fournisseur devra déjà exister dans votre Dolibarr puisque vous devrez indiquer le code fournisseur de votre Dolibarr dans votre fichier. 

De même, vous pouvez importer des produits de plusieurs catégories : pour cela le champ catégorie devra être rempli dans votre fichier d'import. Les catégories indiquées dans votre fichier d'import et n’existant pas dans votre Dolibarr seront crées à la phase de validation après l'import. Attention : si vous reprenez des catégories existantes, vous devrez libeller vos catégories dans votre fichier d'import exactement comme elles le sont dans votre Dolibarr (sinon, elles seront considérées comme nouvelles catégories et  seront donc créées). 

La référence interne est le code produit que vous utilisez dans votre Dolibarr. Il peut être configuré pour s’auto-incrémenter ou être librement choisi, selon la configuration du module Produits. Renseignez ce champ si vous utilisez des codes librement choisis. Sinon, n'importez pas ce champ, le module utilisera l'auto-incrémentation définie dans la configuration. 

Note : Si vous disposez d'un fichier CSV qui contient plus de champs que requis, il n'est pas nécessaire des les supprimer : il suffira dans l'étape 2 de l'import de ne pas tenir compte des champs en trop.

Les champs à importer

Voici les champs et leur explication que vous retrouverez sur le fichier d'exemple :

Champs	Explications	Champs obligatoire
Code fournisseur	C'est celui qui se trouve sur votre Dolibarr, le fournisseur doit déjà exister	Oui   surtout si plusieurs fournisseurs dans le même CSV
Réf. Produit fournisseur	La référence produit fournisseur doit être unique pour ce fournisseur	Oui
Libellé	Libre à vous de choisir le libellé 255 caractères maximum	Oui
Description	Libre à vous de choisir la description Pas de limite de caractères	Non
Référence interne	Référence du produit dans votre Dolibarr 32 caractères maximum   Ce champ peut être automatiquement rempli et auto-incrémenté si vous avez choisi cette méthode dans le module Produits. Ne pas importer ce champ dans ce cas
Catégorie	Catégorie du produit  Si elle est inexistante elle sera créée dans Dolibarr	Non
Quantité	Quantité du produit pour le prix considéré (en cas d'achat en nombre) Ce n'est pas le stock	Non Par défaut, si vous n'indiquez pas de quantité d'achat, ce sera 1
Prix catalogue	Le prix (pour la quantité) du fournisseur uniquement (pas de monnaie)  Ex : 23.12 ou 23,12	Non   Si vous n'indiquez pas de prix d'achat, toute la chaîne de calcul de prix sera à 0
Devise (Monnaie)	Code monnaie du prix fournisseur sur trois lettres (ex : pour l'euro = EUR) Obligatoire si les prix sont en devise différente de votre monnaie par défaut dans Dolibarr Liste détaillée dans : Configuration > Dictionnaires > Monnaies.	Oui si vous gérez les coefficients par devise.   Non si vous ne gérez pas d'achat en devise. Si non renseigné, ce sera la monnaie de votre Dolibarr.
Taux TVA	Taux de TVA sur les ACHATS Ex : pour une TVA de 19,6 % : 19.6	Oui Si différent de 0
Remise fournisseur	Taux de remise fournisseur pour le produit Ex : 10 pour 10%	Non Vous pouvez indiquer le prix public de votre produit et votre remise fournisseur, ou bien indiquer directement dans le champ "prix catalogue" votre prix net (et dans ce cas, pas de remise fournisseur)
Prix de base	Prix catalogue remisé pour la quantité achetée (pour les achats en nombre)	Non Calcul automatique
Prix unitaire	Prix catalogue remisé unitaire	Non Calcul automatique
Coefficient  coût	Coefficient d'achat à appliquer au prix catalogue remisé pour calculer le prix de revient. Il s'agit du Coefficient d'achat défini et modifiable dans la configuration du module. Normalement il n'est pas importé à ce stade sauf si vous avez des coefficients différents selon vos produits ; dans ce cas, ne pas utiliser le menu Mise à jour des coefficients	Oui SI vous utilisez plusieurs niveaux de prix
Prix de revient	Prix fournisseur catalogue remisé x coefficient d'achat + charges pour les achats en nombre	Non Calcul automatique
Prix de revient unitaire	Prix catalogue fournisseur remisé x coefficient d'achat	Non Calcul automatique
Code-barres	Alimente et met à jour le champ "Code barre" des fiches produits de Dolibarr	Non
Pays	Alimente et met à jour le champ "Pays d'origine" des fiches produits de Dolibarr	Non
Notes	Alimente et met à jour le champ "Notes" des fiches produits de Dolibarr	Non
Fournisseur préféré	À utiliser si vous avez plusieurs fournisseurs pour un produit et que vous souhaitez que ce fournisseur précis soit utilisé pour calculer le prix de vente, quels que soient les imports futurs venant des autres fournisseurs.   Par défaut, sans information sur ce champ ou s'il n'existe pas dans le CSV, le dernier prix fournisseur importé met à jour le prix de vente du produit	Oui Mettre 1 si ce fournisseur est le fournisseur préféré pour ce produit
Poids	Indiquer le chiffre, sans unité	Non
Unité de poids	Les unités suivantes sont prises en compte, à libeller de cette manière : mg ; g ; kg ; tonne ; pound	Oui Si vous importez un poids
Longueur	Indiquer le chiffre, sans unité	Non
Unité de longueur	Les unités suivantes sont prises en compte à libeller de cette manière : mm ; cm ; dm ; m ; foot ; inch	Oui Si vous importez une longueur
Surface	Indiquer le chiffre, sans unité	Non
Unité de surface	Les unités suivantes sont prises en compte  à libeller de cette manière : m2 ; dm2 ; cm2 ; mm2 ; foot2 ; inch2	Oui Si vous importez une surface
Volume	Indiquer le chiffre, sans unité	Non
Unité de volume	Les unités suivantes sont prises en compte à libeller de cette manière : m3 ; dm3 ou l (litre) ; cm3 ou ml ; mm3 ou µl ; foot3 ; inch3	Oui Si vous importez un volume
Champs personnalisés	Vous retrouverez dans la procédure d'import tout champ supplémentaire personnalisé que vous aurez crée via Configuration > Modules > Produits > onglet "Attributs supplémentaires"   Vous pouvez donc ajouter à votre fichier d'import les colonnes correspondantes pour alimenter ces champs	Non
URL	Liens du produit s'il en dispose d'un	Non
Coefficient Vente	Coefficient de vente à appliquer au prix catalogue ou au prix de revient (selon la configuration) pour calculer le prix de vente.   Il s'agit du coefficient. de vente défini et modifiable dans la configuration du module. Normalement il n'est pas importé à ce stade sauf si vous avez des coefficients différents selon les produits ; dans ce cas, ne pas utiliser le menu " mise à jour des coefficients"	Oui Si les coefficients sont différents  selon les produits   Oui Si plusieurs niveaux de prix et dans ce cas : 1 colonne par niveau de prix
Prix de vente minimum non remisé	Permet de définir un prix minimum de vente. Doit être importé via CSV Ne se calcule pas automatiquement	Oui Si utilisé 1 colonne / niveau de prix
Prix de vente non remisé	Prix de revient unitaire x coeff. de vente  ou Prix catalogue unitaire x coeff. de vente selon la configuration	Non Calcul automatique Attention : si vous n'utilisez pas les coefficients de vente, vous pouvez importer directement votre prix de vente ici.
Remise client	Taux de remise accordée aux clients Valable pour tous les clients Ex : une opération promotionnelle	Si import : 1 colonne / niveau de prix
Prix de vente	Prix de vente remisé pour les clients	Non Calcul automatique
TVA vente	Taux de TVA à appliquer pour la vente	Oui Si différent de 0
Remise client	Taux de remise accordée aux clients Valable pour tous les clients Ex : une opération promotionnelle	Si import : 1 colonne / niveau de prix
Prix de vente	Prix de vente remisé pour les clients	Non Calcul automatique

4.1.5- Fournisseur multiples pour un même produit

4.1.6- Notion de "fournisseur préféré" pour le calcul du prix de vente