**Note :** Lors des étapes de l'import veuillez retenir que **le choix du fournisseur** et/ou de la** catégorie produits **ne sert **que** si vous importez le catalogue d'un seul fournisseur et ou d'une seule catégorie produit. Si vous avez plusieurs fournisseurs ou plusieurs catégories à importer, vous laisserez le ou les champs correspondant vides et vous devrez avoir les champs code fournisseur et ou catégorie renseignée dans votre fichier source.
**Le fournisseur doit impérativement être renseigné** soit dans le fichier d’import soit lors de l'étape 1,2 et 3, sans quoi l'import échouera. **La catégorie** produit **n'est pas obligatoire** pour réaliser l'import.
##### **Étape 1 : **Choix du fichier d'import Cette première étape vous permet de **choisir votre fichier d'import** et éventuellement d'**indiquer à quel fournisseur et quelle catégorie produit** vont être attribuée les produits importés. **Le choix du fournisseur et de la catégorie** est optionnel et **est utile** **si vous importez un catalogue de produits correspondant à un seul fournisseur, et / ou une seule catégorie** de produits. Si ce n'est pas le cas, ne renseignez rien ici. Sur cette étape vous aurez la possibilité de voir tous les fichiers CSV que vous importerez sous forme de liste au fur et à mesure que vous réaliserez des imports. Vous avez également la possibilité de télécharger un exemple de fichier CSV à importer. Une fois votre fichier CSV ajoutée cliquez sur cette icône [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/R2Eimage.png) pour **passer à l'étape 2**. [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/etape-1-copie.png) ##### **Étape 2 : **Correspondance des champs ##### Séparateur, délimiteur de champs Sur cette étape **vous pouvez choisir de garder ou de modifier le séparateur et le délimiteur de champs,** cliquez sur **modifier si vous le ou les changez**. Vous pouvez également indiquer un fournisseur et une catégorie produit, le choix que vous aurez fait à l'étape 1 sera ici sauvegardé et donc affiché. [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/etape-2-a-copie.png) ##### Choix profil d'import Vous** pouvez choisir un profil d'import prédéfini** que vous aurez **réalisé en amont de cet import**. [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/etape-2-b-copie.png) ##### Sauvegarder le profil d'import À la fin de cette page **il vous sera possible de sauvegarder ce profil d'import** pour pouvoir le réutiliser plus rapidement les prochaines fois que vous ferez un import similaire. Indiquer le nom que vous souhaitez donner au profil et sauvegardez-le. [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/MXJimage.png) ##### Correspondance des champs **Le plus important** à cette étape est **le choix des correspondances entre vos champs et ceux de Dolibarr**, avec **une première zone** (Champs dans le fichier source) **pour les champs que vous souhaitez importer** et une **deuxième zone** (Champs du fichier source non importés) en dessous **avec les champs que vous ne souhaitez pas importer**. Dans un premier temps vous pouvez exclure des champs que vous ne souhaitez pas importer et ensuite vérifier que les champs que vous gardez correspondent bien aux champs cibles de Dolibarr se trouvant en face à droite. Déplacer les champs en vous positionnant sur cette icône  système de drag & drop **Les champs qui ne seront plus** dans la liste des **Champs dans le fichier source**, car vous **les aurez mis **dans la liste des **Champs du fichier source non importés** seront **marqués comme ceci **[](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/eytimage.png)**Note : ****Si la mention "Aucun champ" ne s'est mise par défaut** est décale donc vos champs à importer par rapport aux champs cible de Dolibarr, veuillez mettre manuellement [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/eytimage.png)en allant le prendre à la fin de votre liste de champs non importés.
| **Exemple ** | |
| **Champs dans le fichier source à importés et les champs cibles ** | **Champs du fichier source non importés** |
| [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/etape-2-d.png) | [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/0jnetape-2-d.png) |
**Note :** C'est un outil de mémorisation de cette correspondance de champs qui vous permettra de ne pas refaire le travail de mise en correspondance des champs à chaque fois que vous ferez un import basé sur le même type de fichier (c'est à dire avec les mêmes champs, dans le même ordre, quel que soit le contenu).
##### **Étape 3 :** Test et import Sur cette étape vous avez** toujours la possibilité de définir** un **fournisseur** et une **catégorie produits** si cela n'a pas était fait en amont, vous pouvez laisser ces deux champs vide, si du moins le fournisseur est indiqué dans votre fichier d'import. Vous avez aussi **la possibilité de choisir de ne pas importer la première ligne de votre fichier CSV**, s'il contient des entêtes de colonne. Cela évitera que l'import ne prenne les entêtes de colonne pour un produit (et génère une erreur). Vous aller cliquez sur **lancer la simulation d'import** vous permettant de déceler la moindre erreur qui serait présente dans l'import en cours. **Si des erreurs sont rencontrées** vous allez en être averti par des messages d'erreur. Corrigez les éventuelles erreurs et recommencez jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'erreurs de détectées. **Si il ****n'y a pas d'erreur** là aussi vous en serez averti et vous pourrez cliquer sur **Importer les données** pour terminer l'étape 3.| **Exemple erreur ** | |||
| **Si le fournisseur et référence fournisseur (produit) ne sont pas renseignés** | **Correction fournisseur** | **Correction référence fournisseur (du produit)** | **Si aucune erreur** |
| **[](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/7xtimage.png)** | **Si oubli du fournisseur dans le CSV**, corrigez le fichier et recommencer l'import **Si oubli d'indiquer le fournisseur depuis ces étapes** d'import car non présent dans votre CSV, rajoutez le sur cette même étape et relancez | **Si l'erreur provient de votre CSV** car manquant ou erroné, corriger votre fichier et recommencer les étapes **L'erreur peut aussi venir des correspondances** entre les champs de votre fichier et les champs cible de Dolibarr | [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/FgNimage.png) |
**Note :** Les données sont stockées dans une table de la base de données spécialement prévue à cet effet pour que vous puissiez contrôler votre import avant une écriture définitive dans Dolibarr. Cette table reste alimentée par vos imports successifs (et garde la dernière mise à jour des prix). À cette étape donc, votre base produit n'a absolument pas été modifiée.
#### **4.2.2- Valider le catalogue** Maintenant que vous avez fini les étapes de l'import vous devez **valider le catalogue**. Cela vous permet de contrôler précisément les données avant l'import définitif dans Dolibarr qui rendra vos produits disponibles. Pour cela cliquez à gauche sur **Valider le catalogue**. [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-02/menu-de-gauche-copie.png)**Note :** Si pour une raison quelconque vous devez arrêter votre progression, prenez en compte que votre avancement sera gardé en mémoire vous pourrez toujours revenir dessus.
##### **Explication de l'écran** ##### Les éléments visuels 1. 1. 1. 1. 1. choix du nombre d'éléments à afficher 2. bouton d'action 3. nom du champ avec les données par colonne 4. la description de la catégorie si il y en a une 5. les boutons créent catégorie et supprimé catégorie ##### Les boutons d'action Vous permettant de faire les actions : - - - - - copier (pour coller sur n’importe quel fichier de votre choix l'intégralité du tableau) - créer un fichier CSV - imprimer le tableau dans son intégralité Les éléments de sélection suivants sont là pour vous aidez visuellement à vous repérer, vous pouvez aussi cliquer directement sur les lignes que vous souhaitez voir en surbrillance ou choisir une action et cliquez ensuite : - - - - - sélection - sélection seule - sélectionner tout - désélectionner tout - sélectionner telle ligne - sélectionner telle colonne - sélectionner telles cellules ##### **Création catégorie et produit ** ##### Création catégorie Il s'agit ici de **valider la création ou la suppression** (qui serait potentiellement une erreur non vue lors de votre vérification de votre fichier CSV) des champs concernant **la catégorie **de votre fichier CSV. Faites la création et ou la suppression catégorie en cliquant sur **Créer** ou** Supprimer catégorie** et de **confirmer votre choix**. Les messages que vous verrez apparaître à la fin de cette manipulation selon la configuration de votre fichier CSV et de vos choix lors de l'import et de la validation de la catégorie sont les suivants : - - - - - Les lignes sans catégories ont été supprimées de l'import - Les lignes ont été affectées à la catégorie \[code catégorie\] - Les lignes sans catégories ont été acceptées - Les (x) catégories ont été créées - Toutes les lignes ont été supprimées**Note :** Vous ne passerez pas par cet écran **si vous avez défini une catégorie lors de l'import** via la liste déroulante. **Si vous n'avez pas affecté de catégorie à vos produits** dans votre fichier CSV ni pendant les étapes de votre import.
| **Exemple d'écran pour la validation de la catégorie ** |
| **Vous avez indiqué une nouvelle catégorie dans votre fichier CSV :** |
| Création de la ou les catégories [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-03/ifKimage.png) |
| **Des produits non pas de catégorie dans votre fichier CSV **n'y pendant **les étapes de votre import : ** |
| Vous pouvez toujours choisir de ne pas avoir de catégorie ; dans ce cas vous aurez directement l'écran de la création des produits**.** [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-03/Hquimage.png) |
| **Vous avez indiqué une nouvelle catégorie lors de l'import ** |
| Vous aurez directement l'écran de la création des produits [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-03/z9timage.png) |
**Note :** À partir du moment où vous créez les produits, ils sont créés dans votre base produits / services. Ils seront hors vente et hors achat, sans éléments de prix, tant que vous n'avez pas validé les prix.
#### **4.2.3- Produits qui ne sont plus au catalogue ** Vous pouvez gérer les nouveaux produits et les produits supprimés du catalogue, même si vous importez plusieurs fournisseurs d'un coup.ATTENTION Le seul cas qui n'est pas géré par cette fonctionnalité concerne le cas où vous supprimez totalement un fournisseur de vos listes. En effet, le module s'appuie sur les codes fournisseurs pour parcourir la base de données et vous dire si des produits de ces fournisseurs sont présents dans votre Dolibarr, mais pas dans votre liste nouvellement importée. À des fins d'allègement de traitement (pour le programme et pour vous !), le module ne va donc pas s'occuper de vous lister tous les produits de tous les fournisseurs qui ne seraient pas dans votre import ! De ce fait, il ne sera pas possible de mettre en évidence les produits d'un fournisseur qui aurait « disparu » de votre liste. Vous devrez traiter ce cas manuellement.
##### Fonctionnement : Le module va détecter les nouveaux produits et vous demander d'en valider la création, comme vu ci- dessus. Il va également détecter, sur la base des références fournisseur, si des produits existant dans votre base Dolibarr ne sont plus présents dans le nouvel import. Cela peut supposer que ces produits ne sont plus distribués, et vous devez les mettre hors achat, voire hors vente si vous ne les avez plus en stock. En tout état de cause il n'y a pas d'automatisation : c'est à vous de décider. Le module de gestion des prix vous présente la liste de ces produits pour vous permettre de gérer les cas à la main et selon votre situation. La liste présentée propose les éléments suivants pour vous y retrouver : • Gestion des prix et catalogues fournisseurs • Nom du fournisseur • Réf. Produit fournisseur • Référence interne du produit (la référence Dolibarr pour ce produit) • Libellé • Catégorie si existante #### **4.2.4- Export du tableau « Produit qui ne sont plus au catalogue » ** Depuis cette nouvelle version du module, vous pouvez exporter directement vos tableaux au format de votre choix avec l'un des boutons d'export présents au dessus du tableau : • copier dans votre presse-papier • Excel : sortie d'un fichier au format csv • PDF : sortie d'un fichier pdf • Print : prépare dans le navigateur les informations pour impression. Utiliser ensuite les fonctions d'impression du navigateur. À partir de ces informations, vous devez faire à la main les opérations de mise hors achat des produits (sauf à les trouver ailleurs, ils ne sont plus disponibles chez votre fournisseur) voire hors vente selon que vous les avez en stock ou pas. Vous pouvez bien sûr terminer votre validation des prix avant de réaliser ces opérations manuelles de correction de votre base de données produits. Si vous ne faites pas ces opérations, les produits listés ici seront toujours présents dans votre base produits de Dolibarr et pourront être normalement utilisés ! Ceci pouvant vous conduire à des difficultés, soyez vigilant et ne négligez pas cette étape. Dans le futur, le module devrait permettre de cliquer sur les références pour accéder directement aux fiches produit concernées. La désactivation directe des produits n'est pour l'heure pas envisagée, car cela dépend beaucoup de l'activité de chacun : on peut avoir d'autres fournisseurs pour ce produit, ou l'avoir en stock et continuer à le vendre. Encore une fois, c'est à vous de décider. #### **4.2.5- Validation des prix** Il s'agit ici de **valider la création ou la suppression** (qui serait potentiellement une erreur non vue lors de votre vérification de votre fichier CSV) **des prix **de votre fichier CSV. Les **lignes éventuellement supprimées en amont **ne seront pas présentes sur cet écran. Sur cet écran il à un champ **Rechercher **qui apparaît à gauche des boutons d'actions, il vous permet de rechercher dans toutes vos ligne par : - - - Réf. - Libellé - Description - Fournisseur - Nom - Réf.produit fournisseur - Tag / Catégorie Tapez une référence produit et attendez un léger moment pour voir votre recherche apparaître automatiquement sans autre action de votre part. Il vous reste plus qu'à cliquer sur **Valider **ou **Supprimer **les prix en bas à droite de votre écran et de **confirmer votre choix**. Si votre **fichier et volumineux** vous pouvez **utiliser **l'option "**Nombre de prix à valider**" directement disponible sur votre écran. **Par exemple** : votre fichier comporte 122 lignes, notez 61 puis cliquez sur Valider les prix, les soixante et une premières lignes seront validées. Notez de nouveau 61 puis validez de nouveau et ce sont les lignes qui sont après les soixante et une premières lignes validées qui seront validées est ainsi de suite. [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-03/bouton-valide-prix.png) Une fois votre choix confirmé vous verrez apparaître l'un des messages suivants : - - (x) prix ont été créés - (x) prix ont été modifiés (dans le cas d'une mise à jour) - Toutes les lignes ont été supprimées Une fois les prix validés vous verrez ce message d'information apparaître : [](https://doc.altairis.fr/uploads/images/gallery/2024-03/QCiimage.png)**Note : La validation du catalogue peut devenir très longue** si vous avez **un fichier CSV trop volumineux** (beaucoup de lignes de prix à importer, beaucoup de niveaux de prix) dans le même fichier CSV. Il est donc** préférable de découper votre fichier CSV en plusieurs imports** distincts.
#### **4.2.6- Interruption volontaire de la validation ** Si vous remarquez des erreurs à corriger lors de l'une des étapes de la validation du catalogue, vous pouvez interrompre l'opération pour corriger votre fichier d'import et recommencer à partir de l'étape 1 de l'import. Toutefois, il est **impératif** d'**interrompre proprement** la procédure en vidant totalement les informations enregistrées à cette étape de validation. ##### **IMPORTANT**Supprimez systématiquement les lignes qui vous sont proposées à la validation jusqu'à ce qu'il n'y ai plus rien à valider. Si vous avez déjà créé les produits ou en cas de mauvaise interruption de la procédure de mise à jour via la gestion des prix; vous allez avoir des produits dans Dolibarr hors vente et hors achat, qui n'ont pas d'information de prix et qu'il vous faudra aller supprimer un par un (cette étape peut vite devenir longue en fonction du nombre important de produit qui seront créés). Et si vous oubliez de le faire, le prochain import vous remontera des erreurs en vous disant que les références que vous importez existent déjà (ce sont ces produits hors vente et hors achat sans informations de prix). Vous gagnerez donc un temps précieux en interrompant proprement la procédure d'import.