DoliRent - gestion de location de matétiel pour Dolibarr

• 1- La solution Dolirent
• 1.1- Présentation
• 1.2- Avant de commencer
• 1.3- Mise en route
• 2- Configuration des modules
• 2.1- Configuration du module Gestion des locations
• 2.2- Configuration du module Gestion des retours
• 2.3- Configuration du module Dolitools
• 2.4- Configuration des modèles PDF
• 3- Utilisation
• 3.1- Généralités
• 3.2- Ajouter des produits en location
• 3.3- Gérer les stocks
• 3.4- Devis, commandes et factures de location
• 3.5- Spécificités des formulaires de saisie "location" : Champs d'en-tête de document
• 3.6- Expéditions
• 3.7- Retours
• 3.8- Clôture de la commande et facturation
• 3.9- Suivi de vos locations
• 4- Pour finir
• 4.1- Question fréquentes / Informations pratiques

1- La solution Dolirent

1.1- Présentation

1.1.1- Fonctionnalités

La solution Dolirent vous permet de gérer une activité de location de matériel en plus de la vente classique : du devis à la facture, en passant par la préparation des commandes et la gestion des retours avec ou sans gestion des numéros de série.

Compatibilité et conformité du module

La solution DoliRent comprend les modules suivants :

• • Rental (gestion de la location)
  • Return (retour de produits)
  • Dolitools
  • Altpdf, modèles PDF améliorés qui prennent en charge les champs spécifiques de la location. Ils sont également valables pour tous les documents de vente classique de dolibarr.

DoliRent est compatible avec le module numéros de série standard de Dolibarr, ainsi que le module Multi-société, notre module Produits associés et le module Marges.

Par ailleurs, il est conforme à la loi de finances 2016.

1.1.2- Cible

DoliRent s'adresse à tous les utilisateurs de Dolibarr. Son utilisation ne nécessite aucune connaissance technique ou d'administration.

1.1.3- Disponibilité - Licence

DoliRent est disponible sur notre boutique en ligne sous licence GPL v3. Nous avons également une offre hébergée DoliRent Cloud, n’hésitez pas à vous renseigner.

1.1.4- Ressources

1.1.4.1- La présente documentation

Nos guides utilisateur sont là pour vous accompagner dans l’utilisation de nos modules. Le chapitre 7- Questions fréquentes, est enrichi régulièrement des interrogations et difficultés rencontrées par nos utilisateurs.

1.1.4.2- Notre site de démonstration

DoliRent est installé sur notre environnement de démonstration pour DoliRent. Connectez-vous avec l’identifiant demo et le mot de passe demo.

1.1.4.3- Forum sur dolibarr.org 

Consultez toutes les informations sur DoliRent dans les discussions du forum français.

Nous créons pour chacun de nos modules une discussion sur le forum dolibarr. Ces discussions peuvent contenir de nombreuses informations. Aussi, si vous avez des commentaires et suggestions, pour une réponse plus rapide, il est préférable de continuer sur cette même conversation.

Note 

Le forum est un lieu d'échange autour de l'utilisation et des fonctionnalités de nos modules. En cas de difficultés d'utilisation ou pour toute remontée de bogue, privilégiez la prise de contact par notre interface support. Par ailleurs, nous vous remercions de ne pas multiplier les canaux d'échange pour un même objet.

1.2- Avant de commencer

1.2.1- Avertissement 

Nous assurons le bon fonctionnement de nos modules sur les environnements natifs de Dolibarr. Nous ne pouvons pas en garantir le bon fonctionnement suite à des modifications effectuées sur les fichiers du noyau de Dolibarr ou en cas d'utilisation d'autres modules additionnels. Cette documentation s'appuie sur le module en version 2023.12 avec Dolibarr version 18. En cas d'utilisation d'autres versions ou selon le thème utilisé, vous pourrez constater des différences de fonctionnement ou d'affichage.

1.2.2- Pré-requis

La suite Dolirent est compatible avec Dolibarr à partir de version 14 à 19.

1.2.3- Mise à jour

1.2.3.1- Achat 

L'achat de DoliRent vous ouvre un abonnement d’un an aux mises à jour. Cet abonnement n'inclut pas d'aide à l'utilisation ou de support utilisateur, mais seulement la correction des bogues, sous réserve de la bonne utilisation du module et dans le cadre de la compatibilité avec la version utilisée de Dolibarr.

Les dernières versions de nos modules sont mises à disposition sur notre boutique en ligne. 

1.2.3.2- Abonnement mensuel 

Vous pouvez faire le choix d’un abonnement mensuel qui vous permet d’avoir accès aux mises à jour en continu, durant toute la durée de vie de votre abonnement.

1.2.3.3- Solution hébergée DoliRent Cloud 

En choisissant notre offre hébergée, les mises à jour se font en continu et sont comprises dans votre abonnement. 

Important

Avant tout changement de version de votre dolibarr, assurez-vous que DoliRent est officiellement compatible avec la version de Dolibarr que vous souhaitez l'installer.

1.2.4- Pour mettre à jour DoliRent 

Désactivez les modules composant la suite (location, retours, altapdf et dolitools).

Dézippez les fichiers de la dernière version du module dans le répertoire "Custom" de votre environnement et confirmez le remplacement de ceux déjà présents.

Ré-activez un par un les modules de la suite en commençant par rental. Dolitools sera activé automatiquement.

Si vous avez acheté DoliRent sur notre boutique en ligne n’hésitez pas à nous contacter si vous ne trouvez pas la mise à jour.

1.3- Mise en route

1.3.1- Procédure d'installation

Décompressez l'archive et placez le contenu du dossier dans le répertoire custom situé à la racine de votre Dolibarr (adaptez si vous utilisez un autre dossier alternatif pour vos modules).

1.3.2- Activation

Sous un compte d'administrateur, activez le module :

Accueil > Configuration > Modules/Applications > Onglet Modules/Applications disponibles

Cliquez sur le bouton "on/off" pour activer le module Location.

Activez ensuite les modules Gestion de retours produits et le module Altapdf – Modèles PDF améliorés livrés avec votre archive. Le module Dolitools est quant à lui activé automatiquement à l’activation du module Location.

Vous devez commencer par configurer le module "Location" selon vos besoins avant d'aller remplir les fiches produits pour ajouter les informations de location sur ces fiches.

1.3.3- Permissions

Pour faciliter la gestion en entreprise, la configuration du module est aussi accessible à un utilisateur non administrateur de Dolibarr, à condition qu'on lui en ait donné le droit (permissions utilisateur). Dans ce cas, la configuration est également accessible depuis le menu "Gestion des locations".

• administrateur 

Accueil > Configuration > Modules/Applications.

• utilisateur (ayant les droits adéquats)

Menu Gestion des location > Sous-menu Configuration > Configuration générale.

1.3.4- Paramétrage

La page de configuration du module est accessible depuis la liste des modules installés (accueil > configuration > modules/applications) en cliquant sur son icône 

2- Configuration des modules

2.1- Configuration du module Gestion des locations

2.1.1- Configuration générale

À l'activation du module, vous n'avez qu'un seul onglet : Configuration générale. Selon les choix que vous faites ici, vous aurez un ou deux onglets supplémentaires : Coefficients et Entrepôts.

Par défaut, tous les choix sont à non : vous devez les activer pour pouvoir les utiliser.

  = Non

= Oui

Description	Valeur	Détail
Utiliser les menus standards pour la création des documents de location.	Oui / Non	Permettre la création des propales / commandes / factures de location depuis les menus standards de Dolibar.   Activez cette option pour voir apparaître les deux options suivantes : Cacher les menus spécifiques à la location… et Précocher la case location en création de document.
Si oui à l’option précédente Cacher les menus spécifiques à la location pour les propales / commandes / factures	Oui / Non	Permet d’enlever les liens vers les propales / commandes / factures dans le menu location.
Précocher la case location en création de  document	Oui / Non	En passant par les menus standards pour créer vos documents de location, vous avez, sur l'écran avant la création du brouillon, une case à cocher pour indiquer que le document créé est un document de location.   Vous pouvez pré-cocher par défaut cette case si votre activité est principalement de la location.
Attention : fonction expérimentale Mode Longue durée	Oui / Non	La facturation se fera en fonction des dates d'expédition et de retour des matériels.   Cette option apparaît seulement si vous avez activé la constante cachée : RENTAL_LONGTERM_MODE_ENABLED Activez cette option pour voir apparaître l’option suivante : Facturation mensuelle des locations.
Si oui à l’option précédente Facturation mensuelle des locations	Oui / Non	Facturation mensuelle des locations pour la location longue durée. Cela permettra de créer la facture récurrente utilisée pour la création et le calcul des factures.
Heure par défaut du début de location	Choix de l'heure	Heure par défaut du début de location proposée lors de la création d'un document.   Ne s'affiche pas sur un document créé à partir d'un projet de "location longue durée"
Heure par défaut de fin de location	Choix de l'heure	Heure par défaut de fin de location proposée lors de la création d'un document.   Ne s'affiche pas sur un document créé à partir d'un projet de "location longue durée"
Taux de location selon la durée	Sélection : Non Coefficient Pourcentage	Permet de gérer des taux différents selon la durée de la location.   Activez cette option via le choix coefficient ou pourcentage et modifier la configuration pour voir apparaître les deux options suivantes.
Si oui à l’option précédente Taux de location définis pour toute la durée de la location (pas par jour)	Oui / Non	Si cette option est activée, le prix calculé ne sera PAS multiplié par la durée.
Gestion grilles de tarif	Oui / Non	Permet de de gérer : 1- des taux de locations différents selon la grille de tarif ; 2- des grilles de prix évolutives (dégressives par exemple) en fonction de la durée de location. Vous pourrez définir différents projets (grilles de prix) à la volée, et décider de taux de locations différents pour chaque projet. Ces grilles se créent dans l'onglet "Coefficients".   Attention : vous ne pouvez pas gérer des grilles dégressives de prix ET le taux de location défini pour toute la durée de la location (option précédente) en même temps ! Par contre, vous pouvez gérer des grilles de tarifs différents et l'option précédente si et seulement si vous n'avez qu'un seul taux/coefficient par grille.
Gestion de l'assurance sur les locations	Oui / Non	Permet d'ajouter des frais d'assurance sur les locations.   Activez cette option pour voir apparaître les quatre options suivantes.
Si oui à l’option précédente Taux d'assurance	Sélection : Non Coefficient Pourcentage	Permet de définir des taux d'assurance et de choisir si on les gère en coefficients ou en pourcentage.
Taux d'assurance selon la durée	Sélection : Non Coefficient Pourcentage	Permet d'avoir des taux d'assurance différents selon la durée de la location.Vous créez vos grilles de prix dans l'onglet "Coefficients", en % ou en coefficient, sur la base du champ "Base de calcul de l'assurance" de la fiche produit.   Si vous ne gérez pas l'assurance de location, ce champ n'apparaît pas sur les fiches produits.
Imprimer les coûts d'assurance sur les lignes	Oui / Non	Permet d'imprimer ou non les coûts d'assurance sur les lignes du PDF généré.
Imprimer le total assurance	Oui / Non	Permet d'imprimer ou non le total des coûts d'assurance sur le PDF généré.
Gestion des produits génériques de location	Oui / Non	Permet de définir des produits génériques à louer
Présélectionner les équipements lors de l’expédition	Oui / Non	Cette option permet de présélectionner les équipements à envoyer lors de l'expédition.
Ne pas séparer les lignes de vente et de location sur les PDF	Oui / Non	Imprime les lignes dans le strict ordre où vous les avez créées.   Nécessite que le module Altapdf soit activé et que les modèles pdf correspondants soient sélectionnés sur les documents (devis, commande, expédition, facture).
Entrepôts
Gestion des entrepôts de location	Oui / Non	Permet de distinguer les stocks de location des stocks de vente, ce qui autorise des traitements différenciés des listes de Dolibarr selon la location ou la vente. Active la configuration des entrepôts.   Si vous avez besoin d'avoir une vision claire et séparée de ce qui est de l'ordre de la vente et de la location dans votre activité, cette option est fortement recommandée.
Location Classique
Entrepôt sur site de location	Sélection :  Non   Entrepôt sur site unique   Entrepôts sur site pour chaque projet de location	Déplace le stock loué et expédié chez le client dans un entrepôt temporaire de location au lieu de le sortir du stock pour la durée de la location.   Vous avez ainsi une vision rapide et claire de tout ce qui est expédié chez un client (ou chez tous vos clients selon l'option choisie).   Les produits déplacés dans ce ou ces stocks ne sont plus disponibles à la location.
Entrepôt unique	Sélection de l'entrepôt	Sélectionner l'entrepôt unique qui stockera le matériel pendant la durée de la location. Cet entrepôt ne doit rien stocker d'autre.
Location longue durée Si oui à l’option "Mode longue durée"
Attention : fonction expérimentale liée au mode longue durée Entrepôts par projet de location	Oui / Non	Crée des entrepôts chantier, HS, réparation à la création d’un projet de location.   Activez cette option pour voir apparaître les quatre options suivantes.
Si oui à l’option précédente Entrepôt parent des entrepôts de projets	Sélection :  choix de l’entrepôt "parent"	Crée les entrepôts liés au projet de location dans un  entrepôt "parent". Cet entrepôt doit exister au préalable dans Dolibarr. Par exemple, un entrepôt "sites de location".
Nom de l’entrepôt chantier	Zone de saisie libre	Valeur par défaut : Chantier
Nom de l’entrepôt HS	Zone de saisie libre	Valeur par défaut : HS
Nom de l’entrepôt Réparation	Zone de saisie libre	Valeur par défaut : Réparation

Attention

Les fonctionnalités liées au mode longue durée sont actuellement encore expérimentales. Il peut rester des bugs résiduels. Si vous rencontrez une malfonction, merci d'ouvrir un ticket sur notre plateforme de support avec tous les éléments nous permettant de comprendre et reproduire le problème rencontré (url, copie d'écran, message d'erreur...).

Cela concerne donc :

• •  le mode de facturation en fonction des dates d’expédition et de retour, la facturation mensuelle automatique sur cette base,
  • la gestion des opérations de location en mode projet avec création d’entrepôts à la création du projet

Nous vous conseillons fortement pour l’instant d'activer ses options sur un dolibarr de test avant tout passage en production.

Pour l’instant, ces nouvelles fonctionnalités expérimentales ne sont pas décrites dans cette documentation.

 Cela ne vous empêchera pas de gérer manuellement des facturations mensuelles via des factures récurrentes (fonctionnalité standard de Dolibarr).

2.1.2- Configuration coefficient

Selon les options activées dans la configuration générale, vous avez un ou plusieurs tableaux sur cet onglet (ou menu "Coefficients" dans "Gestion des locations").

2.1.3- Grilles de tarif

Depuis le menu "Coefficients" dans "Gestion des locations", créez une grille de tarif en saisissant son nom puis validez avec le bouton "Créer".

2.1.3.1- Cas d'usage

• • tarif pour les particuliers et tarif pour les professionnels
  • haute saison / basse saison
  • etc.

Choisissez votre grille de tarif dans la liste déroulante puis saisissez votre grille de prix dans les champs du tableau.

2.1.3.2- Le plafond

Le plafond est la limite jusqu’à laquelle s'applique le tarif. Au dessus d'un plafond donné, c'est le tarif suivant qui s'applique. Vous pouvez créer un ultime plafond très élevé pour la dernière tranche de prix.

2.1.3.3- Les unités disponibles 

• • le jour
  • la semaine
  • le mois
  • l'année

Saisissez votre plafond, choisissez l’unité et indiquez votre coefficient ou % et validez votre ligne. Vous pouvez créer à la suite autant de ligne que vous le souhaitez.

2.1.4- Taux d'assurance

Ce tableau apparaît si vous choisissez de gérer les taux d'assurance dans la configuration générale. 

2.1.4.1- Cas d'usage

Appliquer un taux (ou coefficient) d'assurance différent selon que le bien loué part dans un endroit proche de votre lieux de location ou bien à l'autre bout du monde.

2.1.4.2- Cas particulier

Assurance prise en charge par le client. Pour ne pas appliquer de taux d'assurance au cas où votre client prend lui-même en charge l'assurance de vos biens loués, ajoutez une entrée "Assurance par le client" (ou tout autre intitulé qui vous conviendra) et appliquez un taux ou un coefficient de 0. Vous pourrez alors choisir ce cas de figure lors de la création de vos documents et ne pas appliquer de coût d'assurance.

2.1.5- Entrepôts de vente et de location

Vous avez créé vos entrepôts normalement à partir de Produits/Services > Entrepôts > Nouvel entrepôt.

Sur cet onglet de la configuration du module Location, vous définissez s'il s'agit d'un entrepôt de vente ou de location. Cela permet de séparer proprement les informations de vente et de location, en particulier pour présenter les stocks. Il est donc important pour vous de préciser quels sont les entrepôts "location" et les entrepôts "vente".

Les produits d'un entrepôt de vente ne seront visibles que dans la partie "vente".

Les produits d'un entrepôt de location ne seront visibles que dans la partie "location".

 Un entrepôt peut être à la fois "vente" ET "location". Si tous vos entrepôts sont dans ce cas : vous n’avez probablement pas besoin de cette option.

2.2- Configuration du module Gestion des retours

Vous n'avez rien de particulier à configurer.

2.3- Configuration du module Dolitools

Ce module étend l’expérience Dolibarr avec un certain nombre d’outils. Par défaut, pour pouvoir utiliser la location, vous n’avez aucune option à activer, mais votre module DOIT impérativement être activé : en effet, la location utilise les templates qui seront activés par défaut lorsque vous activez le module de location. Activer Dolitools vous permettra d’utiliser les templates.

Pour les autres possibilités offertes par dolitools, reportez-vous à la documentation du module ou voir sur notre boutique en ligne.

2.4- Configuration des modèles PDF

Commencez par activer le module Altapdf – Modèles PDF améliorés. Puis, dans chacun des modules Propositions commerciales, Commandes, Expéditions et Factures, activez le nouveau modèle PDF "Altairis".

3- Utilisation

3.1- Généralités

La gestion de la location est distincte de l'activité vente habituelle de Dolibarr. Vous n’avez pas besoin de dupliquer vos produits en vente pour avoir aussi le même produit en location : la location est une option supplémentaire dans vos produits. Vous conservez ainsi une base de donnée raisonnable et surtout, vous conservez vos habitudes d’achat de ses produits, ainsi que leurs prix (et pmp, etc.).

Beaucoup de choses se passent depuis le menu général "Gestion des locations", dans lequel vous trouvez sur la gauche tous les menus spécifiques à la location, y compris des boîtes de recherche spécifiques qui ne font les recherches que dans les produits/services et documents location.

Depuis ces menus (sur la gauche), vous pouvez :

• Faire des recherches de produits, services, devis, commande, facture de location
• Voir vos produits/services de location et l'agenda
• Gérer les propositions commerciales de location*
• Gérer les commandes de location *
• Gérer les factures de location*
• Gérer votre activité de location à l'aide de plusieurs tableaux de bord 
• Gérer les retours

* : une option du la suite DoliRent permet de cacher ces menus si vous utilisez les menus standards pour la création de vos documents de location. Dans ce cas, vous choisissez de laisser ou cacher ces menus spécifiques.

Pour pouvoir utiliser des produits en location, vous devez commencer par compléter vos fiches produits pour les rendre disponibles à la location, alimenter vos stocks location et les numéros de série si vous les gérez.

Vous pouvez ne pas utiliser les numéros de série mais uniquement les stocks. L'informations de stock disponible à la location est systématiquement présente sur chaque document que vous allez créer, sur la base de carrés de couleur vous permettant de savoir dès l'élaboration d'un devis si vous avez des produits en stock durant la période que vous avez indiquée.

Sur un document de location (devis, commande, facture), vous pouvez avoir des produits en location ET des produits en vente (par exemple du consommable). Les modèles PDF spécifiques fournis avec le module permettent bien gérer ces cas de figure et faire apparaître distinctement ce qui est loué et ce qui est vendu. 

Les modèles PDF spécifiques location vous permettent également de gérer l'affichage des coûts bruts de location et les coûts d'assurance.

Vous gérez la sortie des stocks en général à partir de l'expédition – donc à partir de la commande, onglet "Expédition".

Vous gérez les retours en stock des produits de location, toujours à partir de la commande, via l'onglet "Retours".

3.2- Ajouter des produits en location

3.2.1- Produit en location

Sur l'onglet "Location" de la fiche produit, cocher la case de cette option rend le produit disponible à la location.

Notez qu'un produit peut être en vente et en location en même temps. Il peut être également uniquement en vente ou uniquement en location.

3.2.2- Coût de la location par jour 

Vous indiquez dans ce champ le tarif de base de votre prix journalier de location. C'est à partir de ce prix de base que les grilles de tarif définies dans la configuration du module vont calculer vos prix spécifiques en fonction de la durée de la location, ou encore en fonction du projet (grille de prix).

3.2.3- Base de calcul pour l'assurance 

Ce montant est basé sur votre prix d'achat du produit. En principe, c'est le même. Toutefois, il y a des secteurs d'activité où les prix varient beaucoup, or il n'est pas souhaitable que vos prix de location varient aussi souvent. 

Ce champ permet donc d'indiquer un prix d'achat fixe qui sera la base du calcul du coût de l'assurance – si vous gérez l'assurance sur vos biens loués. Dans le même temps, vos prix d'achat du même produit en vente pourront varier aussi souvent que nécessaire sans incidence sur vos prix de location.

Ce champ est facultatif si vous ne gérez pas l’assurance sur vos locations.

3.2.4- Informations location 

Vous pouvez, si besoin, indiquer ici une description produit qui sera propre à l’activité de location (sans que la description du produit en vente ne soit impactée).

Ce champ est facultatif.

3.2.5- Libellé location 

Vous pouvez, si besoin, indiquer ici un libellé pour votre produit qui sera spécifique à la location, sans que le libellé du produit en vente ne soit impacté.

Ce champ est facultatif.

Pour chacun des produits à mettre en location, remplissez les champs concernés. Ces produits seront ensuite disponibles dans Gestion des location > Produits en location et vous pourrez les ajouter à vos documents (devis, commande, etc.) de location.

Vous pouvez également importer votre liste de produits via le module d’import standard de Dolibarr, ou encore, si vous avez déjà votre liste de produits, via un outil d’import des location (qui n’importera que les informations de location sur vos produits).

3.3- Gérer les stocks

La gestion des stocks se fait comme d'habitude dans Dolibarr. Pensez à définir le mode de décrémentation des stocks qui sera le plus efficace en fonction de vos habitudes de travail, afin que pour les produits loués les informations de stock soient toujours pertinentes. En général, la décrémentation des stocks à la validation du bulletin de livraison est appropriée.

Vous alimentez les entrepôts de location soit manuellement à partir de l'onglet "Stock" de la fiche produit ou via un import standard (initialisation des stocks) ou depuis l'onglet "Réception" de la commande fournisseur.

Pensez bien à mettre vos produits en location dans un entrepôt estampillé "location" (voir la configuration des entrepôts de location).

3.4- Devis, commandes et factures de location

Créez vos devis, commande, factures directement depuis "Gestion des locations" pour avoir des formulaires spécifiquement dédiés à la location.

IMPORTANT

Vous n'aurez pas les champs spécifiques à la location sur vos lignes de documents si vous ne passez pas par le menu "Gestion des locations". Vous ne les aurez pas non plus si vous clonez un document "vente" pour le dédier à la location.

Comme habituellement dans Dolibarr, vous passez du devis à la commande, puis l'expédition et la facture. Vous pouvez facturer une expédition ou une commande, normalement.

Vous avez également dans la commande, en plus du l'onglet "Expédition", un onglet "Retour" qui vous permet de saisir la rentrée de vos produits de location. Il fonctionne sur le même modèle que les expéditions, à la différence près qu'il remet les produits en stock (voir plus loin chapitre "Expéditions et retours").

3.5- Spécificités des formulaires de saisie "location" : Champs d'en-tête de document

Un document de location comporte un certain nombre de champs spécifiques utiles à cette activité, en plus des champs habituels (ou en remplacement sur les lignes du document).

3.5.1- Grille de tarif location 

Ce champ reprend votre configuration de l'onglet "Coefficients" et vous présente les différents grilles de tarifs que vous avez créé dans le tableau "Taux de location selon la durée". Le choix vous permettra d'appliquer les tarifs définis dans cette grille de tarif.

3.5.2- Emplacement 

Ce champ reprend les informations que vous avez indiqué dans la configuration du module Location, onglet "Coefficients", pour le tableau "Taux d'assurance par emplacement". Le choix vous permettra d'appliquer le tarif que vous avez défini pour l'assurance du bien loué selon son "emplacement".
On entends ici "emplacement" au sens où, souvent, on défini des tarifs différents d'assurance en fonction du lieu de destination des produits loués.

3.5.3- Dates de location et durée facturée

Date de début de location : indiquez le jour d'enlèvement des produits, et si nécessaire l'heure.

Date fin de location : indiquez le jour de retour des produits, et si nécessaire l'heure. 

Durée facturée en jours : si vous ne mettez rien, la durée facturée est calculée sur la durée de location définie par la date de début et la date de fin. Mais parfois il est judicieux d'avoir une durée différente.

Par exemple, pour un geste commercial, ou encore parce que l'enlèvement ai lieu en fin de journée et le retour en début d'une autre journée, ou encore parce que vous comptez les temps de transport dans votre période de location et ce sera facturé différemment. Vous pouvez donc ajuster la durée effectivement facturée, indépendamment des dates de sortie et de retour du matériel. Cette durée sera indiquée par défaut sur chaque ligne de produit du document – et sera également modifiable au cas par cas.

IMPORTANT 

Les dates de début et de fin de location indiquent les dates et la durée d'indisponibilité de vos produits pour d'autres clients. C'est donc le moment où votre stock sera décrémenté de vos produits loués, puis la date à laquelle les produits sont censés redevenir disponibles dans votre stock. Donc même si vous ne comptez pas, par exemple, 1 jour de transport au début et à la fin, il faut inclure ces jours dans la durée de location.

3.5.4- Champs de ligne de produit de la documentation 

Les lignes du tableau sont adaptées à la location, avec des champs contenant les informations nécessaires :

• Disponibilité (se rempli tout seul) ;
  
•  Case "Location" cochée (à décocher pour faire une ligne de vente, avant de choisir votre produit) ;
  
• Durée facturée en jours (reprend l'information donnée dans l'en-tête du document) ;
  
• Coût de location par jour (reprend le tarif défini dans la grille de tarif choisie en en-tête de document pour la durée de facturation définie) ;
  
• Coût de location (en fonction de la quantité et de la durée) ;
  
• Coût assurance - si vous gérez les assurances (défini également à partir du tableau de la configuration du module, en fonction de l'emplacement choisi et de la durée de la location facturée) ;
  
• Puis les champs habituels : Prix unitaire HT, Quantité (c'est ici le nombre de jour de location facturés), Réduction, Prix de revient, Total HT.

Le coût de location par jour est modifiable. Quand vous validez un nouveau prix de location par jour, les autres champs se mettent à jour.

3.5.5- Passer de la location à la vente dans le même document 

Au troisième champ de la ligne, vous trouvez la case à cocher "Location". Cette case est cochée par défaut dans les documents de location. Décochez-là AVANT de rechercher un produit prédéfini ou d'ajouter un produit libre, et vous vous retrouvez avec le formulaire habituel de vente et donc les champs habituels de Dolibarr.

Utile par exemple pour ajouter du consommable associé à la location de certains produits. La liste des produits que vous pouvez choisir et les informations de stock sont à ce moment là les informations habituelles de stock physique du produit, venant des entrepôts déclarés "Vente" dans la configuration des entrepôts de location.

3.5.6- Gestion des devis et commandes en fonction des stocks disponibles 

Lorsque vous créez une proposition commerciale ou une commande de location, à l'ajout d'un produit, vous avez plusieurs carrés de couleurs contenant des chiffres qui vous indiquent la disponibilité de ce produit aux dates de location que vous avez choisies sur le document.

Pour améliorer le chargement des pages (le calcul de disponibilité peut être long sur de gros documents), seuls les produits qui ne sont pas en stock (ou stock négatif) sont affichés d’emblée. Pour les autres, un lien "Show" vous permet d’afficher les carrés de couleur correspondant aux disponibilités de vos produits.

• Carré blanc : le nombre de produit à la location (qu'il soit en stock ou sorti). Si vous ne gérez pas les locations, c’est le stock disponible à la date demandée.
• Carré vert : le nombre de produit disponibles, en stock, non réservé, non sorti.
•  Carré orange : le nombre de produit "pré-bloqués" : ils sont dans une proposition commerciale, mais celle-ci n'a pas encore été approuvée par le client.
• Carré rouge : nombre de produit bloqués : dans une dans une commande, ou encore livré au client, en réparation (donc hors du stock location).

Un clic sur le chiffre du carré blanc vous envoie vers l'onglet "stock" de la fiche produit où vous visualisez tous les équipements de ce produit.

Un clic sur les chiffres des carrés verts, oranges ou rouges vous envoie vers l'onglet "Agenda location" de la fiche produit où vous retrouvez les informations issues des divers documents avec un lien vers les documents correspondants pour chaque documents concerné

3.6- Expéditions

Une fois votre commande de location validée, cliquer sur le bouton "expédier" ou sur l'onglet "Expédition" de la commande pour arriver sur le formulaire d'expédition. Le tableau récapitule votre commande avec les stocks réels pour chaque ligne de produits.

Créez une nouvelle expédition en choisissant l'entrepôt par défaut à utiliser si tous les produits sont situés dans le même entrepôt.

Le formulaire vous permet de choisir la quantité à expédier réellement. Vous pouvez également choisir le numéro de lot/série (si vous en avez défini en créant le stock des produits concernés et en ayant activé le module lot/série de Dolibarr et paramétré le produit en fonction).

Note : Si vos produits ne sont pas tous dans le même entrepôt, vous pouvez quand même choisir un entrepôt par défaut à cette étape. Vous devrez ensuite le modifier sur les lignes concernées de votre expédition. Vous pouvez également décider de ne pas choisir d’entrepôt par défaut à cette étape et faire le choix de l’entrepôt à l’étape suivante sur chaque ligne de votre expédition.

IMPORTANT : Vous devez penser à clôturer votre expédition une fois que celle-ci est réellement sortie de vos stocks et livrée au client. Cela fait passer son statut de "Validée" à "Traitée".

3.7- Retours

3.7- Retours standards

Lorsque le client effectue un retour vous devrez reprendre la commande concernée et allez sur l'onglet "Retour".

Sur cet onglet vous verrez tous les produits commandés qui peuvent être retournés.

Pour effectuer un retour choisissez l’entrepôt de destination (optionnel) et cliquer sur "Nouveau retour".

Note : Si vous choisissez un entrepôt de destination au début de la création du retour vous pourrez toujours le modifier juste après avoir cliquez sur "nouveau retour".

Ensuite sur l’écran d’après sur le formulaire vous mettrez la date de retour (par défaut c’est la date et l’heure du jour), une note (publique), un libellé et le choix du modèle de PDF souhaité.

Par la suite vous mettrez la quantité retournée et l’entrepôt de destination ainsi que le lot/série concerné, si l’option lot/série de Dolibarr est activé et que vos produits sont correctement paramétrés.

Vous pouvez également mettre un commentaire qui sera affiché sur le PDF.

Sur ce formulaire de retour il est aussi possible de voir la quantité commandée, expédié, et déjà retournée concernant la commande initiale.

Une fois le retour créé, il est en statut "Brouillon", pensez à le valider.

Le formulaire est calqué sur celui des expéditions, à la différence qu'il remet les produits en stock au lieu de les sortir.

Une fois votre retour validé, les stocks sont ré-incrémentés. La commande passe en statut "Partiellement retournée" ou "Retournée" automatiquement selon la commande.

Note : Bien sûr, les consommables que vous avez vendus ne sont en principe pas rendus.

IMPORTANT : Ici aussi, pensez à terminer l'action clôturant votre retour : rendez vous sur la commande et cliquer sur le bouton "Classée retournée". La commande passe au statut "Retournée".

 

 

3.7.1 - Onglet Répartition des retours.

 

Quand vous créez un retour, vous aurez désormais accès à un nouvel onglet. Ce dernier vous permet de choisir dans quels entrepôts ranger vos produits retournés.
Cette page ressemble beaucoup à celle de création de retour, son avantage cependant réside dans le fait que vous pourrez corriger les retours de chaque produits individuellement ou en groupe sans être obligé de tout refaire.

3.8- Clôture de la commande et facturation

Sur la page de la commande, vous voyez en bas de page les documents liés à cette commande :

• les propositions commerciales associées
• les expéditions associées
• les retours associés
• le PDF de la commande

Si vous n'avez pas facturé la commande, il n'y a pas d'objet "facture" associée à la commande. Lorsque vos bien loués sont revenus en stock, vous clôturez votre commande et vous pouvez la facturer en cliquant sur le bouton "Facturer". Vous pouvez également créer une facture à partir de l'expédition. Dans les deux cas, c’est le comportement habituel de Dolibarr.

Utilisez cependant le modèle de facture livré avec le module Location pour retrouver toutes vos informations spécifiques à la location, et séparer proprement location et vente.

Note

Sur le PDF de la facture vous retrouverez tout d’abord tout les produit en location et à la suite tous les produits de vente de la commande.

3.9- Suivi de vos locations

Pour suivre correctement vos produits, devis, commandes… de location allez sur le menu (en haut) "Gestion des locations" et sur le menu de gauche vous trouverez plusieurs sous-menus destinés à faciliter le suivi de vos opérations. Ces listes sont basées sur le statut des commandes – d'où l'importance de bien terminer vos opérations en clôturant proprement chaque étape.

Vous avez également un menu "Tableau de Bord" qui facilitera le suivi global de l’activité pour la logistique.

Ces menus simplifiés présentent les colonnes Ref (de la commande), Ref commande client, Société concernée, Date de commande, Date début location, date fin location, date de livraison.

Note

Les en-têtes de colonne sont triables pour :

• Propositions commerciales (devis)
• Commandes
• Factures
• Retours

Et sont filtrables pour :

• Produits/Services
• Propositions commerciales (devis)
• Commandes
• Factures
• Retours
• Tableaux de bord

4- Pour finir

4.1- Question fréquentes / Informations pratiques

4.1.1- Question fréquentes

4.1.1.1- Bonnes pratiques 

Ce chapitre répertorie les difficultés rencontrées avec le module. Vous y trouverez donc des éléments de réponse quant à son utilisation.

Si vous rencontrez une autre erreur que celles décrites ci-dessous lors de l'utilisation de ce module vous pouvez essayer de :

• • Désactivez et réactivez le module
  • Vérifiez sur le ChangeLog ; si une nouvelle version a été publiée et sa compatibilité avec votre version de Dolibarr
  • La liste des modules additionnels activés et tous les éléments nécessaires à la meilleure des prises en charge de votre demande : contexte, étapes successives pour reproduire l'erreur, captures d'écran, etc.

4.1.1.2- Autres difficultés

Aucune difficulté connue à ce jour.

4.1.2- Informations pratiques 

4.1.2.1- Liens directs

Pour accéder rapidement aux diverses ressources relatives au module, nous en avons listé les liens ci-dessous :

• • • Dolirent sur notre site
      
    • Le forum français : à venir

4.1.2.2- Support

Nous assurons la maintenance corrective sur nos modules pendant un an à partir de leur date d'achat.

Un formulaire de contact est à votre disposition pour signaler le bug rencontré.

Pour toute demande d'aide à l'utilisation, veuillez souscrire à l'un de nos forfaits de support.

4.1.3- Crédit et historique des modifications 

Pour la présente documentation du module Lot d'images pour Dolibarr : 

Version	Auteurs	Date	Licence
1	Cloé Thévenon - Sarl ALTAIRIS	2023	GFDL
2	Mélina Joum - Sarl ALTAIRIS	10/2023
3	Agnès Rambaud	05/2024